o întrebare obișnuită pe care o primesc de la clienții de coaching este „cum devin un comunicator mai concis?”

nu este o surpriză, deoarece comunicarea concisă este mai importantă acum decât oricând.

luați în considerare acest lucru:

• durata medie a atenției umane a scăzut de la 12 secunde în anul 2000 la opt secunde astăzi.
• în fiecare zi, lucrătorul tipic de birou primește 120 de e-mailuri.
• de fiecare dată când o persoană este distrasă, este nevoie de peste 23 de minute pentru a-și recâștiga concentrarea.

având în vedere aceste realități, nu este de mirare că studiile clasifică abilitățile bune de comunicare ca fiind de două ori mai importante decât abilitățile manageriale bune. Asta pentru că, în această epocă de suprasaturație, există o marjă mică de eroare. De fapt, 86% dintre angajați dau vina pe lipsa unei bune comunicări pentru eșecurile la locul de muncă.

oamenii devin nerăbdători atunci când trebuie să lucreze peste program mental pentru a înțelege ceea ce spui. Vânturile lungi pot fi percepute ca indecizie și vă costă rapid încrederea și respectul ca lider.

comunicarea concisă este în mod clar o parte esențială a prezenței executive și a proiectării încrederii, dar este, de asemenea, ceva cu care se luptă frecvent cei mai sensibili.

de ce luptătorii sensibili se luptă cu o comunicare concisă

supraexplică.

s-ar putea să crezi că ești minuțios, dar tot ce faci cu adevărat este să pierzi atenția celeilalte persoane. În loc să-ți clarifici punctul de vedere, ajungi să-l întuneci prin supraexplicare. Mulți străduitori sensibili supracompensează din greșeală nesiguranțele lor spunând mai multe, mai ales în situațiile în care se simt intimidați.

crezi că toată lumea este ca tine.

s-ar putea să doriți să procesați informații profund, dar sunteți în minoritate (doar aproximativ 15-20% din populație este sensibilă). Crede-mă, înțeleg. Sunt o persoană de mare intrare, ceea ce înseamnă că trebuie să ia în tone de puncte de date înainte de a lua o decizie. Dar alte persoane, în special directori executivi, nu funcționează în acest fel. Ei a lua ușor copleșit de prea multe informații și ar prefera să fie direct și la obiect.

încerci să fii cineva care nu ești.

clienții îmi spun că „au nevoie de o personalitate mai mare” pentru a emana prezența executivă. Dacă încerci să fii cineva care nu ești, alții vor simți asta. Nu numai că vei ieși ca neautentic, dar te vei epuiza și pe tine în acest proces. Mai bine să găsești o modalitate de a comunica concis într-o manieră care să se potrivească personalității și stilului tău.

9 moduri de a comunica clar și eficient

1. Pregătiți în avans

fără pregătire, nu puteți fi scurt. Înainte de orice întâlnire importantă, luați cinci minute pentru a revizui ordinea de zi și alte materiale furnizate. Notează-ți notele pentru tine. Organizați-vă gândurile și alocați unde doriți să contribuiți.

dacă veți vorbi, parcurgeți pașii suplimentari de a crea puncte de discuție și de a anticipa obiecții și Întrebări. Îmi place ca clienții mei să pregătească câteva „întrebări frecvente” pe care să le aibă în buzunarul din spate, doar în cazul în care există tăcere la sfârșitul prezentării lor.

2. Furnizați o citire prealabilă

dacă aveți o mulțime de informații de partajat, luați în considerare pregătirea unei citiri prealabile. Acesta este un document care oferă informații generale despre un subiect. Înseamnă că puteți oferi publicului contextul necesar și apoi să fiți mai scurt în timpul petrecut împreună. O citire prealabilă poate fi rapoarte, diapozitive sau analize detaliate.

3. Completați propoziția: „dacă vă îndepărtați de această conversație cu un singur lucru, vreau să fie ______.”

dacă ai fi forțat să-ți reduci ideea principală la o singură propoziție, care ar fi aceasta? Utilizați acest lucru ca subiect al e-mailului dvs. sau repetați fraza textual când vorbiți. Se va asigura că atrageți atenția publicului dvs. asupra celui mai mare pachet pe care doriți să-l amintească.

4. Utilizați cadrul PREP

când sunteți forțat să vorbiți improvizat, puteți vorbi puternic și coerent folosind cadrul PREP. Iată cum funcționează: faceți un punct succint, susțineți-l cu un motiv, furnizați dovezi și încheiați reiterându-vă punctul. De exemplu…

• punct: cred că ar trebui să luăm direcția unui
• motiv: Am primit feedback pozitiv cu privire la această abordare
• dovezi: de exemplu, președintele nostru a spus că o susține
• punct: de aceea cred că Direcția A este cea mai bună

5. Utilizați bridging și semnalizarea declarații pentru a evidenția și puncta punctele

semnalizarea și punte se referă la două tactici de PR pe care le puteți lua în sala de consiliu. Semnalizarea este ca și cum ai lipi un steag în pământ sau ai flutura unul în aer pentru a spune: „Fii atent – acest lucru este important!”În timp ce legătura vă ajută să faceți o tranziție de la o idee la alta. Legătura este utilă mai ales atunci când doriți să schimbați subiectul sau să direcționați conversația într-o direcție diferită.

Exemple de declarații de semnalizare sunt:

• totul se reduce la…
• inima problemei este …
• nu pot sublinia suficient…

Exemple de declarații de legătură sunt:

• nu pot vorbi cu____, dar ceea ce pot spune este…
• în timp ce ____ este important, este de asemenea important să ne amintim că…
• înainte de a părăsi acest subiect, aș dori să adaug…

6. Cunoașteți-vă publicul

luați în considerare preocupările și obiecțiile care sunt cele mai importante pentru persoanele cu care comunicați. De ce le pasă cel mai mult? Ce probleme încearcă să rezolve? Cel mai important, ceea ce este în ea pentru ei dacă te ascultă? Cum va ceea ce sunt de partajare cu ei ajuta să le economisi timp sau de a face munca lor mai ușoară? Încadrați-vă mesajul în ceea ce privește modul în care vă afectează publicul.

7. Pune întrebări

deseori concis comunicare este despre a spune nimic, la toate. Trebuie să asculți mai întâi. Mai exact, puneți o mulțime de întrebări deschise, cum ar fi:

• ce părere ai despre ceea ce am împărtășit?
• ce crezi că este mai bine?
• cum vi se pare acest lucru?
• ce ați adăuga sau schimba?
• ce părere ai despre asta?
• care este impresia ta despre X?
• cum se încadrează acest lucru în planurile tale?
• ce parte nu este încă clară?
• puteți spune mai multe?
• ce este un exemplu?
• ce suport aveți nevoie?

8. Editați e-mailurile

o regulă bună: e-mailurile nu trebuie să depășească cinci rânduri. Dacă e-mailul dvs. este mai lung decât acesta, condensați-l sau faceți-l un apel telefonic.

asigurați-vă că mesajul dvs. poate fi scanat. Asta înseamnă paragrafe și propoziții scurte. Utilizați puncte glonț și numerotare pentru a face textul mai ușor de digerat.

9. Eliminați fluff

limbaj de acoperire, cum ar fi „am vrut doar să verific” sau „am putea găsi un timp pentru a discuta?”minimizează puterea cuvintelor tale.