se stovkami nebo dokonce tisícipacienti na vašem seznamu, zubní praxemůže být rychle zahlcenzáznamy, zprávy, fotografie a studijní modely. Ale než se rozhodnete pro hromadné vyklizení, ujistěte se, že se nezbavíte ničeho zásadního.
jako výchozí bod je dobré mít na místě komplexní písemnou politiku, která odpovídá vedení záznamů. To by se mělo zabývat jak zvláštními právními požadavky, tak i příslušnými procesními rozměry stanovenými v podmínkách poskytování služeb NHS.
platné předpisy NHS vyžadují, aby všeobecní zubní lékaři v Anglii, Walesu a Skotsku uchovávali záznamy o léčbě pacientů, související rentgenové snímky, fotografiea studijní modely po dobu dvou let(šest let v Severním Irsku) po ukončení léčby a péče na základě dohody o pokračující péči/kapitulaci nebo ošetření na základě potvrzení, včetně občasných nedostatečných ošetření.
z dento-právního hlediska však divize praktických služeb ve Skotsku a Ministerstvo zdravotnictví a sociální péče doporučují zubním lékařům, aby uchovávali záznamy po mnohem delší období, až do maximálně 30 let.
Sebeobrana
to je důležité, pokud jde o zvládání stížností, nedbalostních nároků a potenciálníchregulačních vyšetřování prováděných obecným zubním poradcem (GDC). Postupy pro stížnosti NHS obecně umožňují pacientovi nebo jeho zástupcům podat stížnost až do jednoho roku od případu, na který si stěžují, nebo od okamžiku, kdy se o tom poprvé dozvěděli.
tvrzení o klinické nedbalosti umožňují, aby byla žaloba oznámena po dobu tří let následujících po příslušné události nebo ode dne poznání možného nároku; a v případě dětí až do 21.narozenin (nebo až do tří let ode dne jejich poznání).I když neexistuje žádné zvláštní pravidlo o lhůtách, GDC se v praxi pravděpodobně zaměří spíše na praktické otázky vyplývající z léčby poskytnuté v posledních pěti letech.
dostupnost jasných, komplexních záznamů o léčbě může být neocenitelná, pokud odpovídá nároku/žalobě, stejně jako při přípravě robustní obrany proti provedeným legacím. Stručné, komplexní zubní záznamy mohou a dělají stopa nárok ve svých stopách. Nekvalitní nebo neexistujícízáznamy znamenají, že praktik je ponechánspoléhat se pouze na svou paměť událostí ajejich obvyklou praxi, ale soud má tendenci předpokládat, že vzpomínka pacienta je spíše přesná při rozhodování o jakýchkoli konfliktech faktických důkazů.
ostatní zákony
za určitých okolností se zákon o ochraně spotřebitele z roku 1987 může vztahovat také na dodavatele zubních lékařů a uživatele výrobků. Tyto záznamy musí být uchovávány po dobu nejméně 10 let po poslední návštěvě pacienta, bez ohledu na to, zda vaše praxe používá ruční nebo elektronické záznamy.
k tomuto tématu, kde má praxe všechny ručně psané zubní záznamy, by měly být zálohovány v souladu s protokoly systemprovider. V tomto okamžiku se stávají trvalým záznamem a všechny originální ručně psané záznamy mohou být bezpečně zlikvidovány. To splňuje i zákon o ochraně osobních údajů (DPA), který zakazuje zpracování „nadměrných“osobních údajů. Jedním z důležitých kroků při digitalizaci záznamů je zajistit, aby váš systém umožňoval tisknout záznamy, pokud jsou vyžadovány pro právní nebo regulační účely, nebo pro žádosti o přístup k předmětům.
MDDUS proto doporučuje:
- léčebné záznamy, rentgenové záření, studijní modely a veškerá další korespondence jsou uchovávány po dobu nejméně 10 let po poslední účasti pacienta na praxi.
- u dětí uchování záznamů, jak je uvedeno výše, dokud pacient nedosáhne alespoň 25 let.
- ortodontické modely-zachování původních předoperačních a pooperačních modelů, jak je uvedeno výše, ale vyřazení přechodných modelů po období pěti let.
současné zásady ochrany údajů nedoporučují uchovávat nebo zpracovávat Osobní údaje déle, než je nutné, ale za okolností, které jsme v tomto článku zkoumali, budou příslušné regulační nebo právní pobídky pro uchovávání záznamů převyšovat úvahy o ochraně údajů.
bezpečná likvidace
musíte zajistit, aby váš zvolený způsob zneškodňování záznamů o pacientech byl účinný a plně chránil důvěrnost. Doporučené metody jsou drcení, rozvlákňování nebo spalování.Pokud jste tuto službu uzavřeli třetístrana, musíte nejprve požádat o písemné ujištění, že jsou v souladu s DPA.
podobně zařízení pro ukládání počítačových datby měly být buď přepsány nebo zničeny. Váš poskytovatel softwaru vám může pomoci.
při zvažování utracení starších papírových záznamů, například u pacientů, kteří s vámi nebyli v kontaktu po dobu nejméně 10 let, je vhodné použít příruční knihu jízd nebo tabulku electronic k zaznamenání data,jména pacienta, data narození, posledního data nákazy, důvodu zničení, zničení a způsobu zničení. To vám umožní poskytnout plnou odpověď každému, kdo podá žádost o přístup po 10leté retenční době.
Alan Frame je poradcem pro rizika na MDDUS