přiřazení Interních týmových a klientských projektových rolí

velké projekty mohou být složité. Úkoly se často překrývají, závisí na jiných úkolech, které mají být dokončeny, nebo jsou tak rozsáhlé, že se jedná o více členů týmu. Pokud nechcete nastavit očekávání o tom, kdo dělá co a kdy to dělají, personální může rychle dostat matoucí.

nezapomeňte přiřadit konkrétní role projektu a úkoly a zároveň udržovat komunikaci plynulou. Chcete-li usnadnit přiřazování rolí projektu, použijte tyto ukazatele:

• použijte graf RACI (odpovědný, odpovědný, konzultovaný, informovaný) k objasnění rolí napříč odděleními a procesy.
• vyberte pro každou schůzku dva příjemce poznámek, abyste zajistili, že kritické informace budou zachyceny a sdíleny.
• Vyzkoušejte webový nástroj pro podporu dobré komunikace a podporu sdílení znalostí mezi klientem a interním týmem.

mluvte o procesu a jak budete pracovat

každý projekt je nějakým způsobem jedinečný. Jistě, mohou existovat sdílené přístupy nebo výstupy napříč projekty, ale diskuse o tom, jak je budete používat v každém projektu, je rozhodující pro úspěch. Postupujte podle tipů uvedených v kapitole 3, a začnete stanovovat očekávání pro proces, doručitelné recenze, zúčastněné strany, a vaše časová osa-vše najednou.

chování stavové schůzky

neexistuje lepší způsob, jak nastavit a spravovat očekávání, než jednoduše odbavení se svým týmem a svými klienty. Ať už pracujete samostatně nebo v týmu 20, v kanceláři nebo na dálku, sdílení pokroku je jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat pro udržení plynulé komunikace.

interní schůzky o stavu týmu

obecně platí, že 15minutová osobní (nebo videochatová) kontrola denních úkolů je příjemným způsobem, jak dohnat váš tým. Buďte flexibilní se svým týmem při určování toho, jaký je nejlepší přístup k provádění vašeho stavového volání.

jakmile začnete, jednoduše se střídejte a dejte každému šanci mluvit o tom, co v ten den pracují. Rychlé přihlášení donutí každého, aby před schůzkou uspořádal priority projektu. Ta trocha zodpovědnosti je velký rozdíl.

než se zabalíte, zeptejte se něco jako: „potřebuje někdo pomoc? A má někdo čas pomoci s jinými úkoly v případě potřeby?“Jednoduchá otázka, jako je tato, vám může pomoci vybudovat důvěru a vztah se svým týmem – a samozřejmě vám pomůže zůstat efektivnější při práci.

jak přistupujete ke schůzkám o stavu projektu, bude záviset na projektu, na kterém pracujete, na plánech týmu a možná i na intenzitě práce.

aktualizace stavu klienta

je dobré udržovat otevřenou a konzistentní komunikaci se svými klienty. Ujistěte se, že zůstáváte aktuální ve všech otázkách projektu poskytnutím týdenní zprávy o stavu e-mailem nebo telefonním hovorem a zkontrolujte sladění s cíli projektu.

stavové zprávy nejen pomáhají vám a vašim klientům zůstat na správné cestě, ale také vás udržují realistickou a upřímnou ohledně vaší práce, procesu, rozpočtů a dalších otázek. Udělejte si čas na to, abyste si sedli a diskutovali o těchto bodech, vyplatí se z hlediska vašeho vztahu s klientem a pomůže vašemu týmu dokončit projekt. S pravidelnými schůzkami o stavu, ujišťujete se, že všichni zúčastnění zkontrolují a znovu potvrdí očekávání, která jste stanovili na začátku projektu.

dobrá zpráva o stavu zahrnuje:

• co se stalo minulý týden
• co se děje Tento týden a příští týden
• akční položky
• aktualizace na časové ose
• aktualizace rozpočtu
• potenciální rizika projektu

nakonec nezapomeňte mít trochu zábavy se svými stavovými schůzkami. Využijte čas, abyste dohnali svůj tým a klienty o tématech nesouvisejících s prací.

podporovat dobrou komunikaci s klienty

pro projektové manažery se vždy vrací k tomu, že jsou dobrým komunikátorem a facilitátorem. Pokud jste udělali svou práci, komunikační plán dá vašemu týmu vědět, že nadměrná komunikace je vítána—váš projekt se bude cítit otevřený. Tým bude vždy vědět, co se děje, nastaví svá vlastní očekávání, a pravděpodobně splní časová osa a rozpočtová očekávání bez pochyb.

pokud jsou nastíněna a diskutována očekávání vašich klientů, budou rádi, že vám pomohli splnit nebo je překonat a budou se cítit ujištěni, protože s největší pravděpodobností vědí, co od konečného produktu očekávat.