jako vedoucí kanceláře musíte být na vrcholu své vlastní práce i výstupu zbytku kanceláře. I pro nejzkušenější manažery kanceláří to může být vysoká objednávka, zejména během těch stresujících dnů, kdy se zdá, že hasíte požáry vlevo a vpravo. Ale s několika jednoduchými technikami zjistíte, že tyto dny budou stále méně časté, což vám dává šanci dýchat mezi úkoly. Pomocí těchto sedmi tipů pro správu kanceláří zůstaňte na vrcholu všeho, co musíte udělat:

Uspořádejte svůj pracovní prostor

než uspořádáte něco jiného v kanceláři, musíte nejprve uspořádat svůj vlastní prostor. Je to jednoduché, ale je to silné, zvláště poté, co jste hádali všechna pera a sponky na papír a odsunuli papíry na úhlednou hromadu nebo dva. Všimnete si, že můžete najít vše, ať už je to tabulka nebo sešívačka, mnohem jednodušší, což prodlouží čas, který máte na dokončení důležitých věcí. To platí i pro vaši pracovní plochu-Ujistěte se, že každá z vašich složek, dokumentů a fotografií má jasně definovaný domov, aby nedošlo k záměně.

vyřešte svou doručenou poštu

vyčištění vašeho e-mailu je trochu jako jíst brokolici: pokud jste v něm noví, pravděpodobně ji zpočátku nenávidíte. Ale jednoho dne se to stane trochu příjemnějším, a zanedlouho zjistíte, že po tom toužíte. Dopřejte si během dne trochu času na Nastavení doručené pošty pro úspěch. Pomocí štítků můžete snadno třídit zprávy, odhlásit se z hromadných e-mailů, které byste mohli obdržet, a zbavit se starých e-mailů, které fungují jako nepořádek. Jakmile položíte základy, je snadné udržet vaši doručenou poštu čistou a, co je důležitější, efektivní. Už nikdy nezmeškáte důležitý e-mail.

přehodnotit připomenutí

každý v kancelářském prostředí potřebuje připomenutí jednou za čas, ale v určitém okamžiku přestanou být nápomocní. Průzkum provedený Udemy zjistil, že téměř 3 ze 4 pracovníků (70 procent) přiznávají, že se při práci cítí rozptýleni, přičemž 16 procent uvádí, že jsou téměř vždy rozptýleni.

pokud je váš stůl omítnut fluorescenčními poznámkami, přestanete je vidět a nakonec ztratíte přehled o tom, co musíte udělat. Pokud váš telefon bzučí každých pět minut s novou připomínkou, naučíte se je časem naladit. Nejlepší způsob, jak to obejít, je používat tyto nástroje střídmě. Použijte rychlé poznámky pouze pro nejdůležitější denní připomenutí nebo poznámky a poté se jich zbavte, jakmile odvedou svou práci. Nastavte několik připomenutí v telefonu, ale zbytek vašich dlouhodobých povinností zařaďte do kalendáře. S mírou, je mnohem těžší je ignorovat.

vytvořit jasnou komunikaci

základním kamenem organizace office manager v jakémkoli prostředí je komunikace ve všech jejích formách. Ujistěte se, že vaši spolupracovníci vědí, jak se s vámi spojit, ať už je to prostřednictvím nově vyčištěného e-mailu, SOUKROMÝ chat na Slack, nebo dokonce jen chatovat tváří v tvář u vašeho stolu. Přihlaste se ke všem jednotlivě nebo na týmové schůzce a dejte jim vědět, jak se k vám během dne nejlépe dostat. I když nebudete vždy schopni pomoci se vším, co by mohli potřebovat hned, zefektivnění tohoto procesu povede ke strukturovanější a lepší komunikaci v řadě, což může zcela změnit tón pracoviště.

nastínit vaše očekávání

stejně jako byste někdy chtěli, neexistuje způsob, jak můžete dělat všechno v kanceláři. Ale stanovením jasných povinností, cílů a termínů budete stále schopni sledovat každý úkol, jako byste je dělali sami. Vytvořte hlavní kalendář cílů a sdílejte jej s celou kanceláří. Nastavte individuální schůzky, abyste se ujistili, že všichni jsou na správné cestě, aby splnili jejich očekávání. Delegováním práce a zajištěním toho, že každý dělá svou část, bude komplikované úkoly snazší plánovat a plnit.

Standardizujte svůj pracovní den

může se zdát, že žádné dva dny nejsou stejné pro manažery kanceláří, ale velká část organizace kanceláří se učí, aby vaše dny byly co nejrovnoměrnější. Vyhrazte si každý den stejný čas na určité úkoly, ať už je to 15 minut na dohánění e-mailů, půl hodiny na setkání s jednotlivci nebo několik hodin na probíhající projekty. Jezte oběd a přestávky každý den ve stejnou dobu. Cílem je vycvičit váš mozek, aby se soustředil na správnou věc ve správný čas, což zlepší vaše řízení času a připraví vás na dobytí práce před vámi.

analyzujte kancelář

to může být nejtěžší tip pro správu kanceláří, ale jeho výhody mohou zcela změnit způsob, jakým vaše pracoviště funguje. Podívejte se tvrdě na každý aspekt kancelářského prostředí, od schůzek přes přestávky na oběd až po způsoby komunikace. Nyní se zeptejte sami sebe: co lze zlepšit? Možná existuje pět týmů na projektu, kdy by mohly být opravdu čtyři, nebo možná se schůzky odehrávají v nevhodnou dobu, která přerušuje pracovní postup. Implementujte změnu, bez ohledu na to, jak malá, a sledujte, jak se výkon vaší kanceláře stává efektivnějším a organizovanějším.

Zlepšete pracovní postup vaší kanceláře pomocí těchto 7 jednoduchých a účinných metod:

1. Uspořádejte svůj pracovní prostor

2. Vyřešte svou doručenou poštu

3. Přehodnotit připomenutí

4. Vytvořit jasnou komunikaci

5. Nastínit vaše očekávání

6. Standardizujte svůj pracovní den

7. Analyzujte kancelář