co je travel manager?

cestovní manažer odpovídá za všechny aspekty služební cesty. Pomáhají navrhnout cestovní politiku společnosti, spravovat cestovní opatření, pomáhat s výběrem nejlepší firemní cestovní kanceláře pro podnikání, organizovat a sledovat cestovní výdaje a dávat pozor na blaho obchodních cestujících. Po cestě má manažer cestování na starosti analýzu dat a jejich použití k zefektivnění a zlepšení budoucího cestování. Musí mít správnou sadu dovedností, které zahrnují vynikající komunikační a organizační schopnosti, stejně jako být horlivý, strategičtí myslitelé.

dříve roli manažera cestování vykonával vedoucí kanceláře nebo někdo z oddělení lidských zdrojů, který organizoval cestování nad rámec svých dalších povinností. V dnešní době stále více společností všech velikostí vidí výhodu v najímání specializovaného manažera firemních cest.

co dělá cestovní manažer? Hlavní úkoly a odpovědnosti

firemní cestovní politika

jednou z hlavních rolí manažera cestování je nastavení firemní cestovní politiky. To zohledňuje všechny potenciální náklady na cestu a stanoví pravidla a pokyny, které mají zaměstnanci dodržovat při organizaci cesty. Zásady by měly obsahovat informace o následujících aspektech obchodních cest společnosti:

• rezervační postup a schválený nástroj pro rezervaci cest
• přípustné náklady na rezervaci (hotely, lety, pozemní doprava)
• zvláštní výjimky nebo pravidla pro dražší města nebo trasy
• preferovaní prodejci společností
• schvalovací proces pro cesty, které překračují typická omezení
• proces úhrady
• povolené a nepovolené náklady
• proces informování o cestování
• cestovní pojištění dopravce
• povinnost dodavatele péče nebo postupů

dohled nad cestovními plány a ujednání

některé společnosti se rozhodnou učinit svého cestovního manažera odpovědným za rezervaci všech klíčových částí služebních cest zaměstnanců, jiné společnosti to však nechávají na samotných zaměstnancích. Dva nejdůležitější aspekty jsou doprava a ubytování, ale odpovědnosti také pokrývají cestovní pojištění, letištní transfery a mnoho dalšího.

se zavedenou firemní cestovní politikou se cestovní manažeři snaží rezervovat výlety v souladu s předem dohodnutými pokyny, aby manažeři společnosti věděli, že získávají nejlepší nabídky. Cestovní manažeři také obsahují konkrétnější podrobnosti týkající se dopravy a ubytování. Většina firemních cestovních zásad například určuje cestovní třídu (např. obchodní nebo ekonomickou) a kategorie hotelů.

řízení nákladů a cestovní rozpočet

dalším aspektem firemního cestování, který je relativně těžké předvídat, je správa kreditních karet a náklady na místo určení. Cestovní manažeři mají na starosti stanovení přijatelných limitů výdajů na cesty, aby se zjednodušilo sledování financí.

stanovení limitu na kreditní karty a výdaje dává společnosti větší kontrolu nad výdaji na služební cesty. Pro morálku zaměstnanců však musí existovat určitá míra svobody. Cestovní manažer je proto zodpovědný za dosažení rovnováhy mezi svobodou a efektivitou nákladů. Vzhledem k tomu, že životní náklady se liší od místa určení k cíli, musí se limity výdajů odpovídajícím způsobem lišit.

potenciální úskalí je, že je obtížné odhadnout správnou částku pro každou cestu. Proto je cestovní manažer se zkušenostmi v oboru často dobrou volbou díky svým znalostem a zdrojům.

Analýza dat

zatímco firemní cestovní politika má za cíl pokrýt všechny eventuality služebních cest společnosti, je důležité analyzovat uskutečněné cesty. Cestovní manažer musí shromažďovat údaje ze všech cest, aby mohl činit informovaná rozhodnutí o cestovní politice do budoucna.

pokud se například opakují případy, kdy si zaměstnanci rezervují výlety, které přesahují rozpočet, je třeba tento aspekt řešit. Se spolehlivým datovým souborem založeným na minulých cestách, cestovní manažer může identifikovat problémy a konzultovat zaměstnance, aby zjistil, jaké změny jsou nezbytné.

konečně jsou finanční údaje užitečné při nastavování KPI a analýze ziskovosti služebních cest. Manažeři kanceláří mohou jasně vidět výdaje versus zisky z každé cesty, aby zjistili, které jsou nejvýhodnější.

přijetí nové technologie

technologie týkající se služebních cest postupuje velmi rychle a cestovní manažeři s tím musí držet krok. Vylepšení v rezervačních nástrojů, aby věci rychlejší a efektivnější pro celý podnik. Například s cestovní politiky na místě, zaměstnanci mají nyní možnost rezervovat si vlastní cestu při dodržení zásad.

další výhodou nových technologií je datová stránka firemního cestování. Online nástroje pro správu firemních cest, jako je TravelPerk, ukládají data na jednom místě, takže je lze snadno analyzovat. Sekundární výhodou inteligentního ukládání dat je to, že při organizování výletů snižuje potřebu proudů e-mailů.

proto držet krok s novým technologickým pokrokem dává zaměstnancům větší autonomii a manažerům cestování více času soustředit se na jiné věci.

proč je cestovní manažer důležitý?

náklady spojené se služební cestou často představují pro firmy druhý největší náklad za platy a benefity zaměstnanců. A zatímco COVID-19 v roce 2020 drasticky omezil služební cesty, průmysl se již zotavuje povzbudivým tempem a očekává se, že v nadcházejících letech dojde k úplnému zotavení.

oba tyto body znamenají, že cestování bude i nadále hrát hlavní roli ve výdajích společnosti. Proto je dobré, aby firemní cestování bylo řízeno profesionálně.

jak se liší používání travel manager od nepoužívání jednoho?

použití travel manager přidává silný prvek kontroly na firemní cestování. Nezvládnuté cestování může vést k nedostatečné koordinaci, a proto ke zvýšeným a neočekávaným nákladům, pokud jde o organizaci výletů.

cestovní manažer neustále usiluje o zlepšení služebních cest pro členy týmu a je také vázán povinností péče, zajištění jejich bezpečnosti a pohody.

jak se liší cestovní manažer od cestovní kanceláře?

cestovní manažer je zodpovědný za zákulisní organizaci a strategii obchodní cesty společnosti. Doporučují pokyny, nastavují preferenční sazby a dávají doporučení zaměstnancům a jsou obecně interní.

na druhé straně Cestovní kancelář hraje pouze roli skutečného rezervování letů, ubytování a dalších aspektů služebních cest. Se vznikem nových technologií, jako je TravelPerk, může mnoho z těchto úkolů zvládnout a řídit cestovní manažer způsobem, který je dokonale v souladu s cestovní politikou společnosti.

dohnali jsme Natalie Marcantonio, vedoucí kanceláře v Quadmark, abychom slyšeli její myšlenky na firemní cestování, které je přitažlivou oblastí pro práci:

“ v rámci naší oblasti práce bylo cestování vždy klíčovou součástí poskytování našich školení a setkání s klienty a našimi zaměstnanci. Jsme globální společnost s flexibilitou práce na dálku. Být schopen cestovat a setkat se s naším týmem, klienti a účast na akcích po celém světě byla až do pandemie covid obrovskou součástí naší společnosti.“(Natalie Marcantonio, vedoucí Kanceláře, Quadmark)