v roce 2018 podvodník podvedl Google a Facebook z dohromady 128 milionů dolarů. Podrobnosti o tom, jak se mu to podařilo, jsou znepokojivě snadné. Podle vyšetřování podezřelý jednoduše zaslal podvodné faktury za služby, které nebyly nikdy poskytnuty, a finanční tým Facebook překvapivě zaplatil.

mohl existovat pouze jeden způsob, jak byly tyto prostředky sledovány a získány zpět po této skutečnosti, a to během auditu veřejných zakázek.

nyní je snadné si myslet, že se vám to nikdy nestane. Máte chytřejší zaměstnance, říkáte. A nejste miliardová technologická společnost, která má spoustu peněz, o které můžete přijít. Jen nevidíte, že se to děje vaší společnosti.

věděli jste však, že pro společnosti s méně než 100 zaměstnanci jsou fakturační schémata druhým nejčastějším typem podvodu?

ale, co je zadávání veřejných zakázek?

pomůže nám to obnovit naše chápání toho, jak funguje zadávání veřejných zakázek, než se ponoříme do procesu auditu.

nákup je proces získávání produktů a služeb, které organizace vyžaduje pro každodenní provoz.

podle společnosti McKinsey organizace vynakládají 30-70% svých příjmů na zadávání veřejných zakázek. Tento objem hotovosti protékající jedním oddělením vytváří dostatek příležitostí pro podvody a bezohledné praktiky.

Zde přicházejí audity zadávání veřejných zakázek.

co je audit veřejných zakázek?

audit zadávání veřejných zakázek zahrnuje pravidelné kontroly veřejných zakázek, procesů a historie s dodavateli, aby byla zajištěna přesnost, dodržování podmínek stanovených ve vaší smlouvě a zlepšení efektivity.

jaká je podstata auditu veřejných zakázek?

audit zakázek pomáhá organizacím plnit tři klíčové funkce,

• zadávání veřejných zakázek vám umožňuje odhalit a eliminovat podvody ve vašem systému zadávání veřejných zakázek. Holistickým pohledem na historii nákupu je snadné včas identifikovat nesrovnalosti.
• soulad. Pravidelné kontroly odhalí, zda vaši dodavatelé byli v souladu s podmínkami stanovenými ve smlouvách, takže můžete buď ukončit nevýkonné smlouvy nebo zmapovat cestu vpřed.
• účinnost. Tím, že se podrobně podíváte na svůj nákupní stroj, je snadné, co je třeba změnit a kde můžete získat stejné nebo dokonce lepší výsledky oříznutím vstupu.

audit veřejných zakázek, stejně jako každá jiná forma auditu, odhaluje problémy s vaším nákupem a identifikuje příležitosti ke změně.

jak provést audit zadávání veřejných zakázek?

audit zadávání veřejných zakázek má pro vaši organizaci významné výhody. Ale nenechte se zmást. Audit zadávání zakázek je intenzivní proces, který se ponoří do jádra vašich systémů a procesů, aby vám ukázal, co funguje a co je třeba změnit, aby bylo možné lépe spravovat vaše zadávání zakázek.

budete muset analyzovat nespočet dokumentů, spolupracovat se zúčastněnými stranami a sestavit podrobnou zprávu o všech svých zjištěních pro posouzení vyššího vedení. Zde je rozpis toho, co je zapotřebí k provedení auditu veřejných zakázek.

zapojit manažery a přímé zúčastněné strany

zadávání zakázek má tendenci prezentovat jako spíše technický obor.

můžete spravovat spoustu dat, přesouvat tato data z místa na místo, zpracovávat je do informací a rozhodovat se na základě závěrů, které dosáhnete

, ale neignorujte lidský faktor, díky kterému to všechno funguje. Vaším prvním přístavem na vaší cestě auditu zakázek je mít 1: 1s nebo dokonce valnou hromadu s manažery nákupu a přímými zúčastněnými stranami v celé vaší organizaci.

cílem je zachytit jejich perspektivu na pracovišti a získat jejich analýzu toho, co funguje, co není a co by se mohlo zlepšit, aby vaše zadávání zakázek probíhalo efektivněji.

to vám pomůže při hledání auditu, protože nyní máte lepší představu o tom, na co si dát pozor.

samozřejmě stále musíte dokončit svůj audit od nuly a nebrat za to nikomu slovo (což je důvod, proč se tomu říká audit), ale opakování manažerů do procesu vám zpočátku dává ukazatele na to, co je třeba během procesu auditu zdůraznit.

zaměřte se na problémové oblasti

existují tři hlavní odvětví auditu zakázek-audit veřejných zakázek, procesy a nakonec historie zakázek pro hodnocení výkonnosti v průběhu času.

všechny tyto potřebují holistický přístup k odhalení toho, co funguje a co ne, a okamžitě se k jejich opravě.

ještě lepší je, že můžete využít zpětnou vazbu od správců veřejných zakázek a zúčastněných stran k identifikaci problémových oblastí v rámci procesu zadávání veřejných zakázek a určení toho, co je třeba opravit rychleji.

nyní to v žádném případě neodstraní odpovědnost z nutnosti auditu end-to-end, ale spíše vám pomůže zaměřit své úsilí na známé problémy, abyste je mohli opravit před lovem skrytých problémů.

formuláře žádosti o Audit a nákup

objednávky jsou vyplněny vždy, když je inventář, který objednává oddělení nákupu.

to představuje příležitost pro bezohledné zaměstnance manipulovat s čísly a spáchat podvody.

zejména vzhledem k objemu objednávek může vaše oddělení nákupu zpracovat, nebude možné analyzovat každý jednotlivý dokument.

co děláte, je vybrat vzorky náhodně z několika dodavatelů a zkontrolovat podrobnosti o každém z nich. Zkontrolujte podpisy, poznámky, podrobnosti objednávky, ceny a údaje o křížové kontrole proti cenám uvedeným ve smlouvách pro každého dodavatele.

audity výběru dodavatelů

vaše organizace má pravděpodobně kritéria pro prověření dodavatelů před jejich uvedením na seznam zakázek. Ty mohou zahrnovat hodnocení rizik, údaje o výkonu, ceny a další konkurenční analýzy, aby bylo možné získat nejlepší možnou nabídku od skupiny dodavatelů.

Toto je další oblast, která je náchylná k riziku podvodu, protože kontakty ve vaší organizaci mohou vyladit standardy pro určité dodavatele, aby jim pomohly kvalifikovat se bez splnění dohodnutých kritérií.

během procesu auditu zde zkontrolujete hodnocení dodavatelů a analyzujete každého dodavatele, abyste zjistili, zda měří standardy výběru. Zaznamenejte svá zjištění, jak budete postupovat.

postupy a procesy auditu

zkontrolujte procesy, které zaměstnanci ve vaší organizaci implementují při provádění požadavků na nákup, objednávek nebo při správě jiných každodenních úkolů při zadávání zakázek.

• jsou zbytečně zatěžující?
• mohly by být zjednodušeny a stále mají stejné výsledky? Přeskakují zaměstnanci základní kroky?
• mají zaměstnanci zpětnou vazbu o tom, jak zefektivnit procesy zadávání zakázek?

zhodnoťte, jak produktivní procesy byly vaše zakázky založeny na určení vašeho nejlepšího postupu.

zpracujte své postřehy

s provedeným výzkumem a auditem je zde fáze, kdy vše podrobně uvedete pro posouzení vyššího managementu.

u všech identifikovaných problémových oblastí můžete přemýšlet s manažery, zaměstnanci a přímými zúčastněnými stranami o nápadech, jak je opravit. U funkčních oblastí můžete brainstorming zjistit, co by mohlo být upraveno tak, aby bylo dosaženo ještě lepších výsledků.

Vezměte všechny informace, které jste shromáždili, a věnujte čas jejich zpracování a analýze s pomocí zúčastněných stran odpovědných za tyto datové body, které vám pomohou pochopit vše.

nahlaste svá zjištění

po kopání do zadávání zakázek ve vaší organizaci dejte vše do řádného formátu pro vyšší management a vyšší zúčastněné strany, které to budou potřebovat pro své rozhodování.

použijte Kissflow pro zadávání zakázek magic

provedení auditu zadávání zakázek je snazší, pokud máte inteligentní procesy, komplexní vykazování dat, nástroje pro spolupráci pro zapojení zúčastněných stran a maximální viditelnost údajů o smlouvách a transakcích.

Kissflow Procurement Cloud nabízí jedno komplexní řešení, které vám umožní spravovat vaše zakázky od začátku a minimalizuje potřebu opravit věci po linii.

s Kissflow Procurement Cloud můžete:

• odradit a dokonce eliminovat podvody s maximálním ohlašováním a viditelností
• Vytvářejte a spravujte inteligentní procesy pomocí několika kliknutí
• Navrhněte své operace zadávání zakázek tak, aby fungovaly co nejefektivněji

doporučené čtení:

• zjistěte, co dělá Kissflow Procurement Cloud nejlepším softwarem pro zadávání zakázek