pokud máte k analýze velkou sadu dat, je často užitečné třídit data v chronologickém pořadí. Excel má samozřejmě některé vestavěné nástroje, které tuto práci zvládnou, ale někdy nemohou dělat přesně to,co chceme. V tomto článku budeme hovořit o všem, co potřebujete vědět o třídění dat chronologicky.

až skončíte, budete moci data třídit chronologicky podle měsíce, roku a mnohem více. Začněme pomocí vestavěných funkcí aplikace Excel a poté přejdeme k použití kombinace vzorce a vestavěných funkcí.

Seřadit data v chronologickém pořadí

pokud máte seznam dat připravených k třídění v listu aplikace Excel, vše – co musíte udělat, je-použijte možnost třídit od nejstarších k nejnovějším.

Chcete-li to provést, vyberte seznam dat, která chcete třídit. Na kartě Domů v aplikaci Excel vyhledejte skupinu úprav a klikněte na Třídit & filtr. Z rozevírací nabídky vyberte Seřadit od nejstarších k nejnovějším.

otevře se dialogové okno, které vám poskytne dvě možnosti: Rozbalte výběr nebo pokračujte v aktuálním výběru.

pokud máte data v sousedních sloupcích a chcete je také uspořádat, vyberte Rozbalit výběr, jinak zvolte pokračovat s aktuálním výběrem.

stejným způsobem můžete také zvolit řazení dat v obráceném chronologickém pořadí výběrem možnosti nejnovější na nejstarší z rozbalovací nabídky Filtr řazení &.

Seřadit data podle měsíce

Řekněme, že připravujete seznam narozenin, takže můžete uspořádat pizzu, kdykoli je to narozeniny zaměstnance. Pizza strany zní skvěle, ale to může být únavné sledovat narozeniny každý měsíc. Excel však může pomoci.

v tomto případě Chcete data seřazená podle měsíce a složka roku je zcela irelevantní. Proto nebude fungovat nejstarší až Nejnovější Varianta. I když naformátujete buňky tak, aby zobrazovaly pouze měsíční složku Data, sériové číslo data se nezmění. Proto potřebujete alternativní metodu.

logickým řešením by bylo extrahovat součást měsíce data do samostatného sloupce a poté tento sloupec Seřadit v chronologickém pořadí. K tomu použijeme funkci měsíc, například:

jakmile budeme mít měsíce pro každé datum, můžeme použít stejnou metodu, jakou jsme použili dříve, k jejich chronologickému třídění. Vyberte sloupec měsíc a přejděte do skupiny úprav na kartě Domů. Klikněte na Seřadit & filtr a v rozevírací nabídce vyberte Seřadit nejmenší až největší.

když se objeví dialogové okno, vyberte Rozbalte výběr a to by mělo třídit narozeniny vašich zaměstnanců podle měsíce.

Všimněte si, že tato metoda při třídění dat zcela ignoruje komponentu roku.

Seřadit data podle roku

všichni jste chytří chlapi. Už víte, jak to uděláme, že?

No, ještě o tom musíme krátce mluvit. Pokud uvažujete o neplnění funkce roku, držte koně. Metoda, kterou jsme diskutovali v prvním příkladu, funguje také dobře pro třídění dat podle roku. Vestavěná funkce (Seřadit nejmenší až největší možnost) v aplikaci Excel bude také třídit data podle roku.

pokud však z nějakého důvodu chcete použít vzorec, můžete použít funkci roku takto:

jakmile je váš sloupec rok připraven, zbývající proces je stejný. Použijte možnost Seřadit od nejmenšího k největšímu a na dotaz aplikace Excel vyberte možnost Rozbalit tento výběr.

to by mělo třídit vaše data podle roku.

Seřadit data podle měsíce a dne

když jste třídili narozeniny svých zaměstnanců podle měsíce, všimli jste si něčeho zvláštního? Josh a Monica mají narozeniny v prosinci. Nicméně, v řazeném seznamu, Joshovo datum narození bylo uvedeno před Moničinými, i když moničiny narozeniny jsou pět dní před Joshovými. vypadalo by to hrozně, kdybychom zapomněli na moničiny narozeniny a oslavili Joshovy jen o pět dní později,že?

k tomu dochází, protože když je výstup Funkce měsíce seřazen, nezohledňuje denní složku Data. Pokud mají dva řádky stejný měsíc, Excel je seřadí v pořadí výskytu. Vzhledem k tomu, že sloupec měsíce Josha a Moniky obsahuje „12“, byly seřazeny podle jejich výskytu bez ohledu na den.

můžeme to napravit tříděním našich dat na základě obou, měsíce a dne dat. Dosáhneme toho pomocí nějaké logiky a textové funkce, jako tak:

jakmile máte textové řetězce ve formátu mm.dd, použijte vestavěnou funkci řazení. Tentokrát, všimnete si, že Moničino datum narození je správně uvedeno před Joshovým.

alternativně, mohli bychom také použít jednoduchou logiku, kde změníme rok pro všechna data na stejný rok. Můžeme to udělat pomocí funkce Data. Dalo by se použít jakýkoli rok, ale v tomto příkladu, použijme aktuální rok takto:

takže tady, na základě sloupce data jsme vygenerovali další pomocný sloupec „převedené Datum“. Jakmile je sloupec připraven, můžeme použít vestavěnou možnost řazení Od nejstarší k nejnovější a měla by mít stejný výstup, jaký jsme dostali pomocí textové funkce.

Seřadit data podle názvů měsíců nebo pracovních dnů

Řekněme, že místo DOBs máte pouze název měsíců, ve kterých mají vaši zaměstnanci narozeniny. Nyní chcete tento seznam seřadit chronologicky tak, aby zaměstnanci s narozeninami v lednu byli uvedeni jako první, následovaný únorem, březnem a tak dále.

vestavěná volba Řazení aplikace Excel nemusí být schopna tuto chronologii uspořádat. Pokud ji použijete, uvidíte, že třídí měsíce abecedně. K tomu však můžeme použít možnost Vlastní řazení.

Vyberte měsíce uvedené v listu aplikace Excel a přejděte na Třídit & filtr ve skupině úprav na kartě Domů. Vyberte vlastní řazení a po zobrazení výzvy vyberte Rozbalit výběr.

tím se otevře dialogové okno. V nabídce Seřadit podle vyberte sloupec obsahující měsíce. Na pravém konci se zobrazí rozevírací nabídka v objednávce. Rozbalte nabídku a vyberte Vlastní seznamy.

v levém podokně, které obsahuje vlastní seznamy, vyberte formát, ve kterém jsou uvedeny měsíce (tj. Leden, Únor, Březen … nebo leden, únor, březen…). Stiskněte dvakrát OK. Uvidíte, že měsíce jsou nyní řazeny chronologicky.

stejná metoda funguje, když chcete třídit data podle pracovních dnů. Pokud máte místo měsíců uvedeny pracovní dny, jediné, co musíte udělat jinak, je vybrat příslušný vlastní seznam. Ve výše uvedeném příkladu jsme zvolili formát“ leden, únor, březen…“, ale ve všední dny budete muset zvolit formát“ neděle, pondělí, úterý…“.

Excel Seřadit podle data nefunguje

pokud se zdá, že jste při třídění dat narazili na trochu zádrhel, jedná se pravděpodobně o problém s formátováním. Data v listu aplikace Excel často nejsou formátována jako data a jsou uložena jako textové řetězce. Aby výše diskutované metody třídění fungovaly, budete muset převést textové řetězce na platná data aplikace Excel.

to zabalí naši ságu třídění dat. Doufejme, že tyto techniky vám pomohou dokončit třídění cvičení poměrně rychle. Zatímco cvičíte tyto metody, sestavíme další praktický výukový program Excel, který vás posune o krok blíže k tomu, abyste se stali Excel ninja.