pro každé moderní podnikání, splatné účty je jedním z nejvyšších úkolů, které existují. Koneckonců, každý podnik musí zaplatit to, co dluží – nemůžete si to dovolit špatně.
rychlá a přesná správa faktur je klíčem k udržení dobrých vztahů s dodavateli. Dobrý účty splatné systém také zajišťuje, že nemáte závazky na své knihy příliš dlouho, vyhnout se riziku pro obchodní důvěru.
pokud se z toho cítíte stresovaní, nebojte se – Jsme tu, abychom vám pomohli!
v tomto příspěvku se podíváme na základy, pokud jde o splatné účty, a prozkoumáme některé kritické nástroje a techniky.
ale nejprve, začněme se základy-co je Účty splatné, přesně?
co je splatné?
jednoduše řečeno, splatné účty se skládají ze všeho, co vaše firma dluží věřitelům. To může spustit celé spektrum dluhů, od nezávislých fakturace do měsíce až po leasingové agentury fakturace za vaši pracovní flotilu.
obvykle se závazky vztahují na krátkodobé dluhy, tj. věci, které plánujete splatit během roku-ideálně dobře během roku.
dlouhodobé dluhy-jako jsou hypotéky a jiné půjčky, které se splatí déle než dvanáct měsíců-jsou obvykle rozepsány jako samostatné závazky a nejsou zahrnuty do závazků.
závazky jsou závazkem pro podniky. Díky tomu je velmi důležité řídit efektivně a zodpovědně, protože to pomáhá udržovat důvěru ve vaši schopnost platit své dluhy. Navíc je to úctyhodná věc pro vaše věřitele.
Udělejme si vteřinu, abychom pokryli klíčové rozlišení: účty splatné vs. pohledávky.
účty splatné vs. pohledávky
je užitečné myslet na závazky a pohledávky jako na dvě strany stejné mince.
závazky se týkají zpracování plateb dlužníků vaší firmou.
pohledávky se však vztahují k přesnému opaku-peníze dluží vašemu podnikání dlužníci, tj. lidé, kteří dosud nezaplatili za vaše zboží nebo služby.
s námi zatím? Vynikající.
nyní máme definice věci z cesty, pojďme se dostat do některé z klíčových úvah při správě splatných účtů.
řízení procesu závazků
v moderním světě musí podniky neustále platit mnoho věřitelů.
to zahrnuje poskytovatele softwaru, profesionální služby, jako jsou účetní nebo HR poradci, a jakékoli nezávislé pracovníky, které můžete mít v knihách.
počet lidí, kteří se spoléhají na rychlé a přesné zaplacení faktur, činí účty splatné za úkol s vysokými sázkami. Pokud nemáte systém, který by vám pomohl spravovat tyto platby, žádáte o potíže.
nejdůležitější věc: přesnost
pokud jde o splatné účty, nejdůležitější je platit pouze firemní faktury, které jsou legitimní a přesné.
může to znít zjevně, ale je to zásadní. Než zpracujete fakturu dodavatele k platbě, nezapomeňte zkontrolovat následující:
- odráží faktura přesně to, co si společnost objednala?
- obdržela společnost skutečně fakturované zboží nebo služby?
- jsou jednotkové náklady a výpočty správné? A co daně?
správné získání těchto údajů pomůže zajistit přesnost a integritu procesu splatných účtů.
pojďme to rozdělit na několik klíčových kroků.
klíčové kroky v procesu AP
pro většinu podniků se proces splatných účtů scvrkává na tři klíčové kroky:
- dokončení objednávky: jedná se o stanovení položek nebo služeb, které mají být zakoupeny, stejně jako cena. V objednávce jsou také uvedeny všechny podmínky transakce a lhůty pro doručení.
- zpracování přijímací zprávy: zde dodavatel zaznamenává poskytnuté zboží nebo služby a uvádí platbu dlužnou dodavateli. Příjem zpráv obsahuje mnoho zásadních detailů, takže je důležité věnovat čas jejich pročesávání.
- příjem a zpracování dodavatelské faktury: jakmile je faktura přijata, podnik ji poté zpracuje k platbě. Jak je uvedeno výše, jedná se o kontrolu každé z podrobností, aby se zajistilo, že odpovídá skutečně přijatému zboží nebo službám.
jednoduché, že? No, ne nutně.
bohužel splatné účty jsou jednou z oblastí, které jsou nejvíce náchylné k obchodním podvodům. Pouhé množství peněz opouštějících podnik prostřednictvím splatných účtů z něj činí atraktivní Proces pro podvodníky.
a pak je tu vždy riziko jednoduchých chyb na cestě. I když to všichni zúčastnění myslí dobře, malé chyby se mohou vkrádat a být nákladné.
z tohoto důvodu je zásadní rozdělit odpovědnost za jednotlivé kroky. Mít více lidí podepsat na fakturách je mnohem těžší hrát systém.
(přečtěte si náš příspěvek o čtyřech největších rizicích podvodů, kterým finanční týmy čelí, a co můžete udělat, abyste se proti nim chránili.)
další důležitý krok v procesu AP? Použití centralizovaného platebního systému.
Centralizujte platby na faktuře
při zpracování dodavatelských faktur je nezbytné centralizovat platby. Pokud všechny firemní platby pocházejí z jednoho účtu, je mnohem snazší získat jasný přehled o penězích, které míří ze dveří.
jedna věc, které se opravdu chcete vyhnout, je placení faktur ad hoc nebo s více účty nebo kreditními kartami.
rozdělení faktur nejen ztěžuje získání informací o tom, kolik vaše společnost platí každý měsíc, ale také vás otevírá riziku podvodu.
ve skutečnosti je nejlepší situace zvládnout veškeré výdaje společnosti z jednoho místa. To znamená výdaje na kancelář, Cestovní výdaje a řadu dalších plateb, které podniky provádějí při každodenním podnikání.
ale více o tom krátce. Prozatím se podívejme blíže na to, jak můžete sledovat splatné platby.
Sledujte každou splatnou platbu jasně
pro účely peněžních toků, rozpočtování a rozhodování je důležité přesně vědět, co dlužíte, komu dluží a kdy je splatná platba.
Chcete-li toho dosáhnout, musíte se ujistit, že každá splatná platba je jasně sledována ve vašem softwaru pro správu účetnictví nebo výdajů.
pro mnoho pravidelných, opakujících se plateb (například dodávky ovoce pro kancelářskou kuchyni nebo poplatky za hostování webových stránek) může být výhodnější nastavení opakované platby.
opakované platby mohou odstranit stres a rozptýlení při správě opakujících se plateb. Měli byste to však vyvážit s potřebou viditelnosti vašich plateb – nechcete riskovat placení za věci, které již nepotřebujete.
přesně víte, kdo povoluje platby
dochází k mnoha chybám, protože lidé si nejsou jisti kritickým detailem – kdo přesně podepíše platbu dodavatelských faktur?
pro každou klientskou fakturu, která dorazí, musíte vědět, kdo má na starosti autorizaci platby.
je to příslušný manažer? Je to finanční ředitel? Sakra, je to ředitel?
odpověď na tuto otázku bude záviset na struktuře společnosti a úrovni autonomie při správě plateb.
v případě nesrovnalostí ve výdajích je rozhodující vědět, kdo přesně podepsal konkrétní platbu, aby se věci dostaly na dno.
nejen to, ale s jasnou odpovědností také snižuje riziko, že faktury spadnou mezi trhliny a budou nezaplaceny.
účty splatné tipy z celého webu
existuje spousta vynikajících rad, které vám pomohou zlepšit proces AP. Zde je několik našich oblíbených strategií.
mineraltree-zachycení faktur v malých dávkách
MineralTree jsou odborníci na AP a automatizaci plateb. A zejména u faktur doporučují udržovat velikost šarží zvládnutelnou.
“ čím více času strávíte prováděním ručního zadávání dat, tím náchylnější k chybám se v průběhu času stanete. Vzhledem k tomu, že faktury dodavatele stékají, je lákavé odložit proces jejich zachycení do budoucího okamžiku, kdy je můžete všechny vyřadit.
“ zachycování faktur v menších dávkách, nebo dokonce jednotlivě, omezí chyby a čas, který strávíte opravou chyb.“
proto se zasazujeme o to, aby jednotliví členové týmu mohli zadávat fakturační údaje, jakmile je obdrží. Takže nikdo se nemusí brodit horou faktur.
dooap-platit faktury ve větších dávkách
to může znít v rozporu s výše uvedenou radou, ale ve skutečnosti mluvíme o dvou různých částech procesu. Přihlaste faktury do svého AP nebo utratte systém správy v malých dávkách, Ano. Ale to neznamená, že musíte platit každý z nich okamžitě.
“ pokud v současné době platíte nákupní faktury pětkrát týdně, používáte pracovní dobu-pětkrát týdně-přihlašování do softwaru, vytváření platebních šarží, kontrolu, schvalování a odesílání plateb. Pokud byste měli posílat platby pouze dvakrát týdně, pracovní zátěž se okamžitě sníží o 60%, ale vaši prodejci budou stále placeni včas a nikdy si nevšimnou rozdílu.
“ proč nesnížit platební lhůty hned?“
jakmile jsou faktury zadány a zkontrolovány, není mnoho zadávání dat, a proto je třeba udělat jen málo chyb. Dává tedy smysl, že můžete řešit platby ve větších dávkách.
Invoicera-nastavit připomenutí úkolů
nemůžete bojovat s lidskou přirozeností a očekávat, že vyhrajete. Může to mít pocit, že můžete zůstat na vrcholu všech faktur a plateb bez pomoci, ale nakonec něco musí dát.
Navíc máte celý tým na přemýšlení.
„zapomínání informací a úkolů je velmi běžná lidská tendence. Nastavením připomenutí lze snadno postarat o účty a podniknout kroky ke zlepšení procesu splatné účty.“
něco tak jednoduchého, jako je e-mail nebo připomenutí Slack, vám a vašemu týmu pomůže zůstat napřed. Máme je v Spendesk a jakýkoli nástroj pro správu výdajů, který používáte, by měl také.
Due-udržujte dobré vztahy s dodavateli
pokud používáte stejné dodavatele znovu a znovu, musíte se na ně spolehnout, abyste měli na srdci své nejlepší zájmy. Proto je třeba upřednostnit jejich nejlepší zájmy sami:
“ kultivace vztahů s vašimi dodavateli se může časem vyplatit i pro vaše splatné účty. Například, pokud jste v dobrém vztahu s dodavatelem jako pravidelným zákazníkem, můžete získat zlevněné služby nebo produkty.
“ navíc, pokud se vaše společnost pyšní včasnými platbami, můžete být schopni zajistit zlevněné platební podmínky (jako 2% deset dní po faktuře).“
je to docela jednoduché-poškrábáte jejich záda a oni vás poškrábají.
sledování a zpracování faktur pomocí nástroje pro správu dobrých výdajů
získání správných splatných účtů může být časově náročné. Po všem, je tu hlava-točí množství detailů, aby zůstali na vrcholu.
mnoho podniků si bohužel nepomáhá. I ve věku softwaru mnoho podniků stále používá ad hoc procesy. Některé Luddity tam dokonce stále používají fyzické, systémy schvalování faktur v tištěné podobě.
je to nejen časově náročné a nákladné, ale také vytváří riziko chyby uživatele. S množstvím peněz v ohrožení na účtech splatných, je důležité, aby si to hned od prvního kroku.
správné nástroje zde mohou změnit, což vám pomůže jasně a přesně sledovat a zpracovávat faktury a to vše s minimálním stresem.
s integrovanou platformou pro správu výdajů můžete automatizovat každý krok procesu závazků, od výběru faktur až po zpracování plateb.
například modul dodavatelských faktur Spendesk vám pomůže sledovat desítky faktur, které vám denně přicházejí do cesty. Spendesk automaticky třídí faktury do kategorií ke schválení, a pošle připomenutí, když se blíží termíny splatnosti.
spoléhání se na specializovaný software, který pomůže spravovat vaše splatné účty, udrží vaše obchodní partnery šťastné a zabrání vám stát se“ tímto klientem “ u dodavatelů.
závěr: splatné účty jsou příliš důležité na to, aby se mýlily
věřte nám: splatné účty jsou jedním z nejdůležitějších úkolů, které je třeba napravit.
rizika jsou prostě příliš velká na to, aby byla ponechána náhodě. Špatný proces splatných účtů může nejen poškodit vaše vztahy s dodavateli, ale může vás otevřít riziku podvodu.
Chcete-li si dát nejlepší šanci na bezproblémové a citlivé účty splatné procesu, přemýšlet o tipy v tomto příspěvku, a přemýšlet o tom, jak byste mohli zlepšit své systémy.
když jste u toho, podívejte se na užitečné funkce spendesk. Ušetří vám a vašemu týmu spoustu času a stresu.
až budete hotovi, zamiřte do našeho hlubokého ponoru v oblasti nákupu vs. nákupu a podívejte se na šest finančních procesů-včetně závazků -, které můžete automatizovat, abyste ušetřili čas.
