proces najímání zaměstnanců nevyhnutelně zahrnuje vytvoření mnoha záznamů zahrnujících uchazeče, kteří nakonec nejsou vybráni na pozici. Otázkou se pak stává, jak dlouho by měly být tyto záznamy uchovávány nyní, když společnost již neuvažuje o potenciálním pronájmu? Také stále více, do jaké míry jsou tyto záznamy ovlivněny zákony o ochraně osobních údajů týkajícími se osobně identifikovatelných informací (PII)?
důvody, proč se zaměstnavatelé rozhodnou vést záznamy o pronájmu mimo dobu trvání výběrového řízení, jsou četné:
- v případě, že okolnosti vyžadují, aby přehodnotili skupinu žadatelů z jednoho nebo jiného důvodu
- mohou se smíchat do třídy záznamů, které se vztahují k obecnému procesu náboru/výběru a podle toho se zachovávají, v závislosti na tom, jak je organizován harmonogram uchovávání záznamů společnosti
- potenciál soudních sporů často vede k zásadám společnosti týkajícím se uchovávání záznamů o uchazečích o zaměstnání
- množství právních požadavků s různou dobou uchovávání vyžaduje uchování těchto záznamů
řízen obchodní nebo provozní potřeby, běžná praxe, nebo zákon, stanovení doby uchovávání těchto záznamů vyžaduje zvážení a analýzu různých zákonů, které se pravděpodobně vztahují na danou společnost.
americké federální právní požadavky na uchovávání relevantní pro záznamy o pronájmu se obecně liší v závislosti na velikosti zaměstnavatele a druhu podnikání, které provádějí. Podle některých federálních zákonů závisí jejich použitelnost na počtu zaměstnanců a postavení soukromého nebo vládního subjektu. Například, některé nediskriminační zákony vyžadují uchovávání formulářů žádostí předložených žadateli a dalších záznamů o náboru, včetně těch, které se týkají výběru po dobu jednoho roku. Toto časové období se může prodloužit, pokud dojde k diskriminaci. Podobné požadavky jsou také nařízeny na státní úrovni.
federální dodavatelé jsou často drženi přísnějšími normami, které mohou vyžadovat, aby záznamy o pronájmu nebyly uchovávány déle. Doba uchovávání závisí na počtu zaměstnanců a peněžní hodnotě vládních smluv, ve kterých je zaměstnavatel zaměstnán. V závislosti na výše uvedených faktorech, nařízená doba uchovávání záznamů o pronájmu, včetně životopisů předložených k posouzení, se pohybuje od jednoho do dvou let.
při zohlednění zákonných požadavků na uchovávání je ochrana osobních údajů PII stále větším problémem a důležitým faktorem při stanovení vhodné doby uchovávání záznamů, které nejsou zaměstnávány, a které jsou stále více předmětem zákonů o ochraně osobních údajů v zaměstnání, které se snaží chránit PII současných, bývalých a potenciálních zaměstnanců. Utah je jedním z prvních států, které přijaly takový požadavek na uchovávání ve vztahu k záznamům o pronájmu podle zákona o výběrových řízeních o zaměstnání. Podle zákona, zaměstnavatelé nesmějí uchovávat informace shromážděné během počátečního výběrového řízení déle než dva roky poté, co zaměstnavatel obdrží informace od žadatele. Podobné požadavky se pravděpodobně objeví častěji, protože americké státy jsou stále agresivnější ve snaze řešit soukromí PII.
minimalizujte riziko a maximalizujte dodržování předpisů pečlivým prozkoumáním státních a federálních zákonů platných pro vaši společnost, pokud jde o záznamy o pronájmu. Obezřetná analýza bude vyžadovat zvážení vnitřních potřeb a právních požadavků, které budou váženy proti pravděpodobným důsledkům ochrany soukromí, aby byly tyto záznamy uchovávány déle, než je potřeba.