častou otázkou, kterou dostávám od koučovacích klientů, je „jak se mohu stát stručnějším komunikátorem?“

není žádným překvapením, protože stručná komunikace je nyní důležitější než kdykoli předtím.

zvažte toto:

• průměrné rozpětí lidské pozornosti kleslo z 12 sekund v roce 2000 na dnešních osm sekund.
• každý den obdrží typický administrativní pracovník 120 e-mailů.
• pokaždé, když je člověk rozptýlen, trvá 23 minut, než se znovu zaostří.

vzhledem k těmto skutečnostem není divu, že studie hodnotí dobré komunikační dovednosti jako dvakrát důležitější než dobré manažerské dovednosti. Je to proto, že v tomto věku přesycení, existuje jen málo prostoru pro chyby. Ve skutečnosti 86% zaměstnanců obviňuje nedostatek dobré komunikace za selhání pracoviště.

lidé jsou netrpěliví, když musí pracovat přesčas, aby pochopili, co říkáte. Dlouhodobost může být vnímána jako nerozhodnost a rychle vás stojí za důvěru a respekt jako vůdce.

Stručná komunikace je zjevně nezbytnou součástí výkonné přítomnosti a projektování důvěry,ale je to také něco citlivého, s nímž často bojují.

proč citliví Strivers bojují se stručnou komunikací

jste přehnaně.

možná si myslíte, že jste důkladní, ale vše, co opravdu děláte, je ztráta pozornosti druhé osoby. Místo toho, aby váš bod jasný, skončíte zakalení to přehnaným vysvětlením. Mnoho citlivých Striverů neúmyslně kompenzuje svou nejistotu tím, že řekne více, zejména v situacích, kdy se cítí zastrašováni.

Myslíte si, že všichni jsou jako vy.

možná budete chtít zpracovávat informace hluboce, ale jste v menšině (pouze asi 15-20% populace je citlivá). Věř mi, chápu to. Jsem člověk s vysokým vstupem, což znamená, že před rozhodnutím musím vzít spoustu datových bodů. Ale jiní lidé, zejména vysocí manažeři, tak nepracují. Snadno je přemůže příliš mnoho informací a raději byste byli přímí a k věci.

snažíte se být někým, kým nejste.

klienti mi říkají, že „potřebují větší osobnost“, aby vyzařovali výkonnou přítomnost. Když se budeš snažit být někým, kým nejsi, ostatní to vycítí. Nejen, že přijdete jako neautentický, ale také se vyčerpáte v procesu. Je lepší najít způsob, jak stručně komunikovat způsobem, který vyhovuje vaší osobnosti a stylu.

9 způsobů, jak komunikovat jasně a efektivně

1. Připravte se předem

bez přípravy, nemůžete být struční. Před jakýmkoli důležitým zasedáním si vezměte pět minut na přezkoumání pořadu jednání a dalších poskytnutých materiálů. Zapište si poznámky pro sebe. Uspořádejte své myšlenky a vyčleňte, kam chcete přispět.

pokud budete mluvit, projděte si další kroky vytváření mluvících bodů a předvídání námitek a otázek. Líbí se mi, aby moji klienti připravili několik „často kladených otázek“, které mají v zadní kapse, jen pro případ, že na konci jejich prezentace bude ticho.

2. Poskytněte pre-read

pokud máte spoustu informací ke sdílení, zvažte přípravu pre-read. Jedná se o dokument, který poskytuje základní informace o tématu. To znamená, že můžete dát publiku potřebný kontext a pak být stručnější ve svém společném čase. Předběžným čtením mohou být zprávy, snímky nebo podrobná analýza.

3. Dokončete větu: „pokud odejdete z tohoto rozhovoru s jednou věcí, chci, aby to bylo ______.“

pokud byste byli nuceni snížit svou hlavní myšlenku na jednu větu, co by to bylo? Použijte to jako předmět vašeho e-mailu nebo opakujte frázi doslovně, když mluvíte. Zajistí, že upoutáte pozornost publika na největší jídlo, které chcete, aby si pamatovali.

4. Použijte Prep framework

když jste nuceni mluvit impromptu, můžete mluvit silně a soudržně pomocí Prep framework. Zde je návod, jak to funguje: udělejte bod stručně, zálohujte to s důvodem, poskytnout důkazy, a nakonec zopakováním svého bodu. Příklad…

• bod: věřím, že bychom se měli vydat směrem a
• důvod: Obdrželi jsme pozitivní zpětnou vazbu o tomto přístupu
• důkaz: například náš prezident řekl, že to podporuje
• bod: proto věřím, že směr a je nejlepší

5. Pomocí překlenovacích a označovacích příkazů zvýrazněte a přerušujte své body

označení a přemostění viz dvě taktiky PR, které můžete vzít do zasedací místnosti. Vlajkování je jako držet vlajku v zemi nebo mávat ve vzduchu a říkat: „dávejte pozor – to je důležité!“Zatímco přemostění vám pomůže provést přechod z jedné myšlenky na druhou. Přemostění je zvláště užitečné, pokud chcete změnit téma nebo řídit konverzaci jiným směrem.

příklady označovacích příkazů jsou:

• všechno se scvrkává na …
• jádrem věci je …
• nemohu dostatečně zdůraznit…

příklady překlenovacích prohlášení jsou:

• nemohu mluvit s____, ale co mohu říci, je…
• zatímco _ _ _ _ je důležité, je také důležité si to pamatovat…
• než opustíme toto téma, rád bych dodal…

6. Poznejte své publikum

zvažte, jaké obavy a námitky jsou pro lidi, se kterými komunikujete, nejdůležitější. Na čem jim záleží nejvíc? Jaké problémy se snaží vyřešit? A co je nejdůležitější, co je v tom pro ně, pokud vás poslouchají? Jak jim to, co s nimi sdílíte, pomůže ušetřit čas nebo usnadnit jejich práci? Zarámujte svou zprávu z hlediska toho, jak to ovlivní vaše publikum.

7. Zeptejte se

často stručná komunikace je o tom, že vůbec nic neřeknete. Nejdřív musíš poslouchat. Konkrétně, zeptejte se spousty otevřených otázek, jako je:

• co si myslíte o tom, co jsem sdílel?
• co je podle vás nejlepší?
• jak vám to připadá?
• co byste přidali nebo změnili?
• co si o tom myslíte?
• jaký je váš dojem z X?
• jak to zapadá do vašich plánů?
• jaká část ještě není jasná?
• můžete říci více?
• jaký je příklad?
• jakou podporu potřebujete?

8. Upravte své e-maily

dobré pravidlo: e-maily by neměly být více než pět řádků. Pokud je váš e-mail delší, kondenzujte jej nebo telefonujte.

ujistěte se, že je vaše zpráva skenovatelná. To znamená krátké odstavce a věty. Použijte Odrážky a číslování, aby byl text snadněji strávitelný.

9. Eliminujte chmýří

zajišťovací jazyk, například „jen jsem se chtěl přihlásit „nebo“ Mohli bychom si najít čas na chat?“minimalizujte sílu svých slov.