Earned Value Analysis (EVA) je nástroj pro řízení pokroku projektu. Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) vymezují aktuální plán a situaci nákladů. Earned value management (EVM) a earned value project / performance management (EVPM) jsou synonymem pro EVA. Použití analýzy získané hodnoty s Microsoft Project je výkonná metoda řízení projektu.

v tomto článku se dozvíte, jak určit vydělanou hodnotu a odpovídající klíčové ukazatele výkonu. Dále se dozvíte, jak je vykreslit v projektu Microsoft, abyste získali výpočet aktuálního stavu vašeho projektu včetně prognóz.

• definice: co je analýza získané hodnoty?
• obecné informace o analýze získané hodnoty
• analýza získané hodnoty s projektem Microsoft
• závěr

definice: Analýza získané hodnoty

analýza získané hodnoty je kontrolní metoda. Bez ohledu na velikost a složitost projektu poskytuje jasné klíčové ukazatele výkonnosti o průběhu projektu – pomocí plánovaných a skutečných hodnot týkajících se nákladů, času a rozsahu výkonu. Kromě toho EVA umožňuje prognózy týkající se konce projektu a nákladů. Získaná hodnota se vypočítá ze součtu plánovaného úsilí pro rozsah výkonu dosaženého k určitému cílovému datu. Tato hodnota je nejdůležitějším výpočtovým základem pro KPI.

výsledky a přínosy metody jsou následující:

• platné prohlášení o aktuálním stavu projektu
• prognóza vypočtená tak, aby minimalizovala riziko plánování
• srozumitelný formát jako základ pro rozhodnutí zúčastněných stran

zjistěte, jak sledovat průběh projektu pomocí zpráv o stavu projektu.

Obecné Informace o analýze získané hodnoty

při hodnocení aktuálního stavu projektu vyvstávají následující otázky:

• jaké je současné úsilí?
• co bylo dosud dodáno?
• jaké mělo být odpovídající úsilí?
• kdy projekt skončí?
• jaké bude celkové úsilí?

jednoduchý rozptyl nákladů

Chcete-li určit rozdíl mezi plánovaným a skutečným úsilím až do dneška, potřebujete jako referenci základní linii. Tato základní linie musí být nastavena po dokončení plánování, ale před první změnou a aktualizací se skutečnými daty.

nepostradatelné pro EVA: nastavte základní linii bezprostředně po dokončení plánování.

rozdíl mezi nahromaděnými plánovanými a skutečnými hodnotami až do aktuálního data zvyšuje schodek nebo přebytek v projektu. To odráží současný finanční stav projektu a je velmi zajímavým číslem pro platební plán. Neodráží však, jak dobře se Projekt daří, protože fáze dokončení se nebere v úvahu.

jednoduchá odchylka nákladů je relevantní pro platební plán, ale ne pro skutečný stav projektu.

v případě přebytku se ptáte sami sebe:

• byly náklady skutečně nižší, než bylo plánováno, nebo
• nepostupoval projekt tak daleko, jak měl?

v případě deficitu vyvstává otázka, zda:

• úsilí bylo dosud vyšší nebo
• projekt pokročil dále, než bylo plánováno, tj. bylo dodáno více.

a v obou případech je relevantní, co to znamená pro následující:

• celkové náklady, které lze očekávat
• Datum ukončení projektu

přirozeně budete schopni spolehlivě odpovědět na tyto otázky, pouze pokud víte, jaký obsah byl dosud doručen.

Náš tip: V současné době neplánujete náklady na pracovní zdroje ve svých projektech? Chybí vám skutečné hodinové sazby zdrojů nebo je nemůžete ukázat? Pokud ano, může to být pro vás zajímavé:

• můžete přiřadit všem zdrojům hodinovou sazbu 1 EUR bez velkého úsilí a učinit EVA relevantní pouze pro skutečnou práci. Skutečné náklady jsou vynechány.
• Důležitá poznámka: To bude fungovat pouze v případě, že neplánujete skutečné náklady nikde jinde. V takovém případě by byl poměr a výpočet míry výdělku nesprávný.

existuje mnoho uživatelů, kteří mohou tímto způsobem velmi dobře využít analýzu získaných hodnot, protože jejich náklady na projekt jsou stejně plně kontrolovány prostřednictvím práce se zdroji.

vydělaná hodnota

vydělaná hodnota (EV) nyní vytváří vztah mezi fází fyzického dokončení do data stavu a odpovídajícím plánovaným úsilím. To ukazuje pro datum stavu, jaké úsilí bylo plánováno pro skutečnou vykonanou práci.

získaná hodnota se počítá od fáze fyzického dokončení a původně plánovaného úsilí.

takto může realisticky určit stav projektu a odvodit prognózu do budoucna.

níže uvedený obrázek ukazuje průběh plánovaných nákladů a skutečných nákladů až do data stavu, jakož i fázi fyzického dokončení práce, ze které je odvozena získaná hodnota.

• červená křivka ukazuje postup nákladů ve vztahu k plánované práci (BCWS – rozpočtované náklady na naplánovanou práci) stoupající až na úroveň plánovaných celkových nákladů(BAC-rozpočet po dokončení).
• žlutá čára představuje skutečné náklady nahromaděné do aktuálního data (ACWP-skutečné náklady na vykonanou práci–.
• následující přerušovaná žlutá čára ilustruje očekávaný postup do odhadovaného konce z hlediska očekávaných nákladů(EAC-odhadováno při dokončení).

po určení dodacích položek do aktuálního data (skutečné dodání) je výsledek převeden zpět do původního plánování (plánované dodání). Zde lze identifikovat skutečnou fázi fyzického dokončení práce, která výrazně zaostává za očekáváním.

z křivky zeleného plánu je tedy možné vyčíst, jakou hodnotu má skutečná dodávka podle plánu. Jedná se o vydělanou hodnotu nebo také BCWP – rozpočtované náklady na vykonanou práci.

získaná hodnota tedy představuje náklady, které by podle původního plánu byly nezbytné k dosažení fáze fyzického dokončení dosaženého ke dni statusu.

na rozdíl od skutečných nákladů představuje získaná hodnota fázi fyzického dokončení projektu.

na rozdíl od skutečných nákladů je tedy vydělaná hodnota (EV) striktně finančním faktorem představujícím současnou fázi fyzického dokončení projektu. Číslo EV samo o sobě není skutečně informativní a nelze jej srovnávat s jinými projekty.

ale EV je dokonalým základem, ze kterého lze odvodit opravdu zajímavé klíčové ukazatele výkonnosti pro prognózy. Lze jej použít k ověření věrohodnosti zbývajícího plánu pro položky, které mají být dodány. Tímto způsobem můžete minimalizovat riziko dalších chyb v plánování.

máte zájem o hlášení? Další informace o 5 nejdůležitějších zprávách PPM.

rozptyl reálných nákladů

rozptyl reálných nákladů (CV = BCWP – ACWP) odhaluje rozdíl mezi skutečnými náklady a vydělanou hodnotou. Používá se k popisu efektivity projektů. Lze jej také vypočítat v procentech (CV% = /BCWP), a proto je to číslo, které lze porovnat napříč projekty.

rozptyl reálných nákladů lze navíc vypočítat jako index výkonnosti nákladů (CPI = BCWP / ACWP):

• rovná se 1, pokud je vše v pořádku
• pokud je pod 1, náklady na získané výsledky byly příliš vysoké
• pokud je nad 1, provedená práce stojí méně, než bylo plánováno.

CPI 0,8 proto odhaluje zvýšení nákladů, zatímco CPI 1,2 znamená snížení nákladů.

reálný rozptyl plánu

reálný rozptyl plánu (SV = BCWP-BCWS – ukazuje rozdíl mezi plánovanými náklady a získanou hodnotou. Objasňuje finanční mezeru mezi získanými výsledky a plánovanými výsledky. Pokud se vypočítá v procentech (SV% = /BCWP), je to také číslo, které lze porovnat napříč projekty. Rozptyl harmonogramu bude mít za všech okolností dopad na čas.

lze jej také vypočítat pomocí indexu výkonnosti plánu (SPI = BCWP/BCWS):

• rovná se 1, pokud je vše v pořádku
• pokud je nižší než 1, náklady na získané výsledky zaostávají za plánem
• pokud je nad 1, provedená práce je před plánovaným termínem.

SPI 0,8 odhaluje zpoždění, zatímco SPI 1,2 označuje zrychlení.

Předpověď

vytvořili jste aktualizovaný plán a vypočítali nové celkové náklady po aktualizaci plánu projektu zadáním skutečných hodnot, fází dokončení a Nového zbývajícího úsilí.

můžete porovnat své nové náklady s odhadovanou hodnotou (EAC-odhadováno při dokončení). V závislosti na výsledném rozdílu byste měli přehodnotit a případně také revidovat své plánování.

ale než to uděláte, musíte učinit předpoklady o dalším vývoji, abyste mohli vypočítat prognózu.

• od nynějška podle plánu: EAC = ACWP + (BAC – BCWP)
• pokračujte jako dříve: EAC = ACWP + (BAC-BCWP) / (CPI * SPI)
• žádné další rozptyl plánu: EAC = ACWP + (BAC-BCWP) / CPI
  (Poznámka: Toto je vzorec používaný projektem společnosti Microsoft)

přihlaste se k odběru novinek TPG Blog a už nikdy nezmeškáte další blogový příspěvek.

třetí možností je možnost vypočtená společností Microsoft Project. První dva lze vypočítat pomocí přizpůsobených vzorců.

aktualizace stavu zahrnuje také odchylku mezi prognózou a plánovanými celkovými náklady (odchylka při dokončení VAC = BAC – EAC). Tento rozptyl je také třeba vypočítat v procentech, pokud má být porovnán s jinými projekty (VAC% = /BAC).

doporučené čtení: PMO zprávy pro řízení projektů a portfolia

srovnatelnost projektů

dosud uvedené indexy a procentní hodnoty lze rozdělit do fází a reprezentovat indikátory semaforu červená / žlutá / zelená. To umožňuje uživatelům rychle identifikovat v přehledu projektu, které klíčové ukazatele výkonu nejsou v pořádku.

ukazatele semaforu a rozdělení do etap usnadňují sledování klíčových ukazatelů výkonu.

akce jsou zpravidla spojeny s různými barvami, které mají být provedeny v případě změny barvy:

• v případě nepříznivých hodnot je obvykle spojena akce informovat nebo eskalovat na řídící desku.
• příliš dobré hodnoty mohou vyvolat revizi plánu nebo spíše zveřejnění nebo odstranění plánovaných vyrovnávacích pamětí.

může se stát, že CPI > 1 se shoduje s SPI < 1 nebo naopak. Význam lze také graficky znázornit. Průměr jednotlivých projektů může v tomto případě představovat plánované náklady. To také umožňuje posouzení absolutního stupně rozptylu.

jak analýza získané hodnoty s Microsoft Project funguje

nejprve byste měli vědět: Microsoft Project vypočítává vydělanou hodnotu pro všechny úkoly, které byly:

• plánované náklady (základní náklady v projektu MS),
• jejich začátek před datem stavu,
• fáze dokončení, která je větší než nula.

Rekapitulace: to bude fungovat, pouze pokud uložíte základní linii po dokončení plánování a před první aktualizací.

zde je návod, jak to udělat:

v části Možnosti / Pokročilé / možnosti vydělané hodnoty pro tento projekt můžete vybrat jednu z jedenácti základních linií dostupných pro výpočet vydělané hodnoty.

na stejném místě můžete také vybrat, které pole chcete použít pro dokončení v EVA:

• pole % Complete
• pole Physical % Complete

pozor: pro lepší pochopení budeme v tomto článku nazývat pole % Physical Complete. V Microsoft Project je však název pole ve skutečnosti fyzický % kompletní.

aktualizace pole % Complete je obvykle spojena s aktualizací práce se zdroji, tj. To nutně neumožňuje prohlášení týkající se fáze fyzického dokončení práce.

Chcete-li tento odkaz Odstranit, můžete v části Soubor / Možnosti / plán pro tento projekt vypnout příslušnou vlastnost, aktualizaci stavu aktualizace zdroje.

odstraňte spojení mezi prací se zdroji a polím % Complete, abyste získali prohlášení týkající se fáze fyzického dokončení úlohy.

ale pozor: ani tehdy nemusíte získat vhodné výsledky, protože % Complete je neoddělitelně spojeno se současným a zbývajícím trváním. Což opět nemusí odpovídat skutečné provedené práci.

náš tip: Obecně platí, že je jasnější použít pole % Physical Complete, protože je nezávislé na všech ostatních hodnotách. To vám umožní vstoupit do skutečné fáze dokončení bez ovlivnění aktualizace trvání, práce nebo nákladů.

aktualizace projektu

nejprve je vhodné nastavit datum stavu v informacích o projektu a případně jej nechat zobrazit také jako svislou čáru v Ganttově grafu pomocí formátu / mřížky.

správná aktualizace všech úkolů je druhým předpokladem pro správný výpočet analýzy získané hodnoty. Chcete-li toho dosáhnout, musíte zadat aktuální hodiny a náklady, jakož i zbývající práci a dobu trvání, od které se vypočítá % práce kompletní nebo % kompletní.

snažíte se rozlišit verze projektu MS a jejich rozdíly? Přečtěte si článek.

výsledkem je, že průběžné linie všech spuštěných úkolů musí dosáhnout až do data stavu. Nepřesnost při výpočtu vydělané hodnoty pomocí % Complete je způsobena skutečností, že využití času nemusí nutně odpovídat fyzickému dokončení práce.

pokud nastavíte metodu výpočtu získané hodnoty na % Physical Complete, musí být toto pole upraveno pro každý spuštěný nebo dokončený úkol.

při tom byste měli definovat pravidlo, které přesně určuje, jak mají být tyto hodnoty zadány.

• jednociferné procentní záznamy obvykle není nutné zadávat přesně a je pravděpodobné, že budou kontrolovány.
• v tomto případě nepřesnost dále závisí na počtu spuštěných úloh.
• úkoly, které nebyly zahájeny nebo byly dokončeny, se jednoduše zadávají jako 0% nebo 100%.

Přečtěte si náš další tip MS Project, který vám řekne, jak používat zakázky na zdroje v projektu 2016!

výpočet v projektu Microsoft

výpočet získané hodnoty je v podstatě stejný pro obě metody.

plánované náklady nebo základní náklady (pole Base. Náklady) jsou kumulovány podle % kompletní nebo % fyzické dokončení spolu s plánovaným trváním den za dnem.

příklad: pokud má úkol 800 eur základních nákladů za den po dobu 4 dnů a 50% dokončení, budou základní náklady přidány až do 50% plánovaného trvání. V tomto případě činí až 2 dny s 800 EUR, tj.

prognóza v projektu Microsoft se vypočítá podle třetího výše uvedeného případu:
EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI

Chcete-li sledovat výpočet na obrazovce, vyberte Ganttův graf v pohledu shora a zobrazení / použití úlohy pro zobrazení zdola a zobrazte sloupce, jak je znázorněno na obrázku níže.

držte se našeho příkladu: máte čtyři úkoly s trváním 4 dnů, z nichž každá začíná v úterý a stojí 800 EUR denně-protože používáte jeden zdroj každý s hodinovou sazbou 100 EUR po dobu 8 hodin denně. Plánované celkové náklady na každý úkol proto činí 3 200 EUR.

Datum stavu je nastaveno na středeční večer a úkoly byly aktualizovány různými způsoby, aby bylo možné vysvětlit logiku výpočtu pomocí skutečné situace.

výpočet pomocí % Complete

všechny úkoly byly nastaveny na metodu vydělané hodnoty % Complete.

úloha a („Vargang a“) je implementována podle plánu a do nastaveného data stavu dosahuje stupně dokončení 50%.

• to znamená, že vydělaná hodnota činí 1 600 EUR při 50% plánovaného a skutečného trvání.
• CPI a SPI jsou oba 1, protože skutečné náklady odpovídají základním nákladům (základ . Náklad).
• prognóza odpovídá základnímu i současnému plánování na 3 200 EUR.

úkol B („Vargang B“) začíná o den později a má pouze 4 hodiny-spíše než plánovaných 8 hodin. Přesto je pro tento úkol hlášeno 50% dokončení. To způsobí, že čára průběhu vyčnívá za datum stavu a přenos bude při výpočtu ignorován.

• akumuluje se pouze 25% plánovaného trvání, což má za následek pouze jeden den ve výši 800 EUR.
• CPI se rovná 2, Protože toho bylo dosaženo s cenou pouhých 400 EUR.
• Spi se vypočítá jako 0.5, neboť byla dodána pouze polovina plánovaného plnění ve výši 1 600 EUR.
• prognóza je 1 600 EUR v souladu s výše uvedeným vzorcem. V souladu s tím bude skutečná zbývající práce provedena za poloviční cenu, tj. 400+(3,200-800)/2= 1600 EUR.
• náklady na současné plánování jsou nyní 2 800 EUR vyplývající ze 4 vykonaných hodin a 8 hodin ve zbývajících 3 dnech, které nebyly přeplánovány.

úloha C („Vargang C“) zobrazuje správně aktualizovanou úlohu B. Pokud bylo 50% dokončení dosaženo za 4 hodiny pouze v jeden den, je třeba zkrátit dobu trvání ze 4 na 2 dny. To je důvod, proč linka pokroku dosahuje pouze přesně do data stavu.

• výsledkem je vydělaná hodnota 1 600 EUR.
• CPI dosáhne hodnoty 4, protože ve 4 ze 16 hodin byla nahromaděna pouze čtvrtina nákladů.
• SPI činí 1, protože do data statusu byla provedena pouze plánovaná práce ve výši 1 600 EUR.
• prognóza je 800 EUR, protože druhý den lze dosáhnout také výkonem prvního dne.
• náklady na současné plánování jsou nyní 1200 EUR vyplývající ze 4 hodin provedených první den a zbývajících 8 hodin druhého dne,které nebyly přeplánovány.

úkol D („Vargang D“) začíná o den dříve, než bylo plánováno, ale s 8 hodinami denně je dosaženo pouze 50% dokončení.

• výsledkem je vydělaná hodnota 1 600 EUR.
• CPI dosáhne pouze 0,67 kvůli třetině dodatečného úsilí.
• SPI činí 1 Vzhledem k očekávaným 1,600 EUR.
• prognóza je 4 800 EUR, protože lze očekávat třetinu dalšího úsilí.
• současné základní náklady rovněž činí 4 800 EUR, protože doba trvání již byla prodloužena na 6 dní s 8 hodinami.

v souhrnné úloze („Sammelvorgang“) se plánovaná hodnota a získaná hodnota vypočítají ze součtu dílčích úkolů, zatímco % Complete se počítá ze skutečné polohy aktuálního začátku a aktuálního trvání. Hodnoty pro CPI, SPI a EAC jsou znovu vypočteny v souhrnné úloze, takže EAC není součtem dílčích úkolů zde.

pokud to chcete vypočítat sami, dbejte na to, abyste nepoužívali zobrazenou hodnotu CPI, protože velké rozdíly zaokrouhlení mohou mít za následek pouze dvě desetinná místa. Vypočítejte místo toho hodnoty BCWP/ACWP. V tomto případě by to bylo 4,800+(12,800-5,600)/(5,600/4,800)=10,971.4.

součet současného plánování činí 12 000 EUR ve srovnání s 10 972 EUR z celkové částky v souhrnném úkolu a 10 400 EUR, což je součet EACs všech úkolů. Mohlo by tedy mít smysl revidovat plánování úsilí pro úkoly, které dosud šly dobře, trochu dolů, aby bylo možné napravit zpoždění jednoho dne – možná přerozdělením zdrojů.

výpočet pomocí % Physical Complete

pomocí stejných dat po přepnutí na % Physical Complete a zadání „50% Physical Complete“ pro všechny úkoly získáte téměř stejný výsledek jako u předchozí metody.

úkol B („Vargang B“) má nyní různé výsledky pro vydělanou hodnotu, indexy a prognózu, protože přenos 50% po datu stavu není zkrácen. V tomto případě, bez ohledu na pozici, 50% představuje polovinu plánovaného výkonu, tj. 1 600 EUR. Takto SPI dorazí na 1 a CPI na 4 jako v úkolu C-bez ohledu na další plánování pro zbývající část těchto úkolů.

v souhrnné úloze („Sammelvorgang“) nyní najdete prognózu odpovídající součtu dílčích úkolů.

samotná získaná hodnota může být interpretována pouze tehdy, pokud znáte rozpočet projektu. A co víc, nelze ji srovnávat napříč několika projekty. Proto má větší smysl předávat indexy a procentní rozptyl prognózy jako informace o stavu projektu ostatním.

tyto hodnoty jsou snadno klasifikovatelné a nezávislé na časových rámcích a rozpočtech projektů.

bez ohledu na to, jak dlouho projekt trvá-CPI 0.5 bude vaše jméno stejně prominentní ve společnosti jako CPI 1.5.

závěr – analýza vydělané hodnoty s Microsoft Project

v tomto článku jste se dozvěděli, že analýza vydělané hodnoty s Microsoft Project je výkonným nástrojem pro sledování průběhu vašeho projektu. Dozvěděli jste se o konceptu a o tom, jak jej používat.

pro výpočet vydělané hodnoty v projektu Microsoft je jednou z možností použít pole % Complete. Tímto přístupem budete moci určit, zda čas, který jste strávili na projektu až do data stavu, odpovídá naplánovanému času.

druhou možností je použít pole Physical % Complete pro EVA s Microsoft Project. Tuto metodu doporučujeme, protože zvažuje, zda jste v době strávené na projektu skutečně dosáhli plánované fáze fyzického dokončení práce (např. plánovaný milník projektu).

Tip: Schopnost porozumět získané hodnotě a také indexům není příliš častá. Nezapomeňte vždy zkontrolovat, zda příjemce údajů může z nich odvodit příslušné informace. Vždy je lepší předat výše uvedené ilustrace než pouhé postavy.

ve své pozici projektového manažera vám doporučujeme použít analýzu získaných hodnot, abyste zkontrolovali věrohodnost vlastního plánování-minimalizuje vaše plánovací riziko.

používáte analýzu vydělané hodnoty s Microsoft Project? Jaká byla vaše zkušenost s tímto přístupem? Zanechte prosím komentář níže.

o autorovi: Johann Strasser, certifikovaný inženýr, je řídícím partnerem TPG the Project Group od roku 2001. Po mnoha letech jako vývojový inženýr v automobilovém a energetickém sektoru strávil Johann Strasser deset let jako nezávislý trenér a konzultant v oblasti projektového řízení. Během svého funkčního období působil také jako projektový manažer pro softwarové projekty ve stavebnictví a poskytoval podporu plánování a řízení nákladů pro rozsáhlé stavební projekty. Ve společnosti TPG uplatňuje své odborné znalosti v oblasti vývoje produktů a poradenských služeb pro mezinárodní klienty. Zaměřuje se zejména na PMO, projektová portfolia, hybridní řízení projektů a řízení zdrojů. Již mnoho let sdílí své znalosti prostřednictvím prezentací, seminářů, článků a webinářů.

můžete si přečíst více o Johann Strasser na LinkedIn a XING.