pokud děláte job-costing v QuickBooks a neprodáváte jednotlivé položky svým klientům, doporučuji vyhnout se používání dílů inventáře, pokud je to vůbec možné. Ale někdy to není možné.

zde je to, co potřebujete vědět o tom, jak funguje účetnictví zásob, a co musíte udělat, aby byl váš inventář rovný a aby se položky inventáře zobrazovaly ve zprávách o nákladech na práci.

QuickBooks zvládne většinu účetnictví na základě zásob opravdu dobře pro podniky, které nakupují a prodávají konkrétní položky svým zákazníkům. Úlovek pro dodavatele? Pokud ji nenastavíte a nepoužíváte určitým způsobem, vaše účetnictví bude mít asi stejný smysl jako příručka IRS.

nejprve budete chtít přesně pochopit, jak účetnictví zásob skutečně funguje, protože části zásob jsou specifickým typem položky v QuickBooks, které jsou navrženy tak, aby s nimi správně pracovaly. A, bohužel, to vždy nefunguje dobře v systému nákladů na práci.

jaké jsou náklady na prodané zboží?

většina lidí chápe koncept nákladů na prodané zboží – samotné jméno je docela samozřejmé. Je to doslova cena produktů, které prodáváte. To, co mnoho lidí nerozumí o nákladech na prodané zboží a účetnictví zásob, je, jak dospět k ceně prodaného zboží, díky čemuž je vaše finanční výkaz přesný a užitečný.

co mnoho lidí logicky dělá, když zaznamenávají náklady na produkty, které prodávají, je jednoduše vybrat náklady na prodané zboží, kdykoli zaplatí prodejci za produkty, které budou prodávat. To nikdy nefunguje s inventářem, ačkoli, a pravděpodobně už víte, že při nákupu nákladů souvisejících s prací budete vždy používat nějakou položku. Je to jiné než zadávání standardních položek nákladů na práci, když používáte součásti inventáře.

v logice a v praxi je účetnictví zásob v QuickBooks velmi jednoduché pro skutečné podniky založené na zásobách, které nakupují a prodávají jednotlivé produkty svým zákazníkům. Funguje to takto:

• každou položku, kterou prodáváte v QuickBooks, nastavíte jako položku inventáře.
• můžete použít Zadat účty nebo psát kontroly funkce v QuickBooks koupit položky od svých dodavatelů. Na rozdíl od většiny nákladů souvisejících s prací však musíte do pole množství zadat také počet těchto položek, které kupujete. Je však důležité vědět, že při nákupu těchto položek se nevytvářejí žádné náklady. Žádné náklady na tyto položky se v době nákupu nezobrazí ve zprávách o nákladech na práci nebo ve výkazu zisku a ztráty, i když položky přiřadíte konkrétní úloze. Je to kvůli tomu, jak funguje účetnictví zásob – když si zakoupíte část inventáře, jednoduše přidáváte náklady na tuto položku do svého inventárního aktiva, když prodáváte položku, stane se cena prodaného zboží.
• ve většině podniků založených na inventáři použijete funkci faktury nebo příjmy z prodeje v QuickBooks k prodeji položek svým zákazníkům. To je místo, kde to dostane opravdu složité pro dodavatele, protože často krát, nikdy prodávat jednotlivé položky svým zákazníkům, ale spíše tyto náklady jsou zahrnuty v paušální částky vyúčtování.

Nyní, pokud jste specializovaný dodavatel založený na službách a prodáváte své inventární položky zákazníkům na faktuře nebo potvrzení o prodeji, není to problém. Ale, podle mých zkušeností, většina dodavatelů buď neprodává položky vůbec, nebo má kombinaci prodeje položek klientům založeným na službách a neprodávají jednotlivé položky smluvním klientům.

účetnictví založené na inventáři však funguje stejně, bez ohledu na to, jaká je vaše obchodní praxe:

když si zakoupíte položku části inventáře, QuickBooks si „pamatuje“, kolik jste za položku zaplatili, a přidá tuto částku na účet inventáře. Když si koupíte stejnou položku pro různé částky, QuickBooks zprůměruje, kolik jste zaplatili v průběhu času za tuto položku a když tuto položku prodáte zákazníkovi, QuickBooks zveřejní cenu prodaného zboží tomuto zákazníkovi / práci ve výši průměrné vypočtené ceny této položky(položek) a odečte stejnou částku z vašeho inventárního aktiva.

co byste nikdy neměli dělat:

• nákup inventárních dílů (položek) pro práci, uveďte název úlohy na transakci a očekávejte, že se náklady na tyto položky zobrazí ve zprávách o vaší práci-náklady a p&L bez dalších kroků. Pokud tak učiníte, náklady na tyto položky se nikdy neposílají na náklady na prodané zboží. Aktiva zásob a množství po ruce se budou i nadále zvyšovat a nikdy neuvidíte náklady na tuto položku ve zprávě o nákladech na práci nebo P&L.

co můžete udělat:

• nákup dílů inventáře pomocí šeku, kreditní karty nebo vyúčtování, pomocí položky části inventáře a množství položek, které kupujete ve sloupci množství. Mimochodem, ujistěte se, že vaše měrná jednotka je velmi jasná a že stejnou měrnou jednotku používáte k prodeji i nákupu položky (jinak budete mít velký problém!). Pokud si koupíte za metr, musíte také prodávat za metr.
• Nyní, pokud není součástí vaší fakturační praxe zákazníka fakturovat zákazníkům jednotlivé díly, ale fakturovat je v paušální částce pro tento typ materiálu, můžete vytvořit čistou nulovou prodejní transakci. V tomto scénáři, když jsou součásti inventáře použity v úloze, vytvoříte potvrzení o prodeji a vynulujete prodejní cenu. I když je vaše prodejní cena 0, účtování zásob zaúčtuje tyto náklady na práci a na P&L, stejně jako ulehčí váš inventář za tuto hodnotu. Nepoužívejte úpravy zásob, protože zatímco zmírní zásoby a zaúčtují náklady na účet nákladů na prodané zboží (pokud používáte účet nákladů na prodané zboží jako účet úprav), úpravy zásob se nezobrazují ve zprávách o nákladech na práci!
• tato metoda vyžaduje pečlivé sledování a pracovní postupy, jak je zřejmé. Někdo musí sledovat položky inventáře, které se používají na pracovních místech, a někdo pak musí za tyto položky zveřejnit čisté nulové tržby.
• stejně jako u jakéhokoli účetnictví založeného na inventáři byste měli také pravidelně provádět fyzickou inventuru a podle potřeby provádět úpravy zásob.
• nebo: ke sledování nákladů na materiál použijte náhradní díly nebo servisní položky. To může být problematické, pokud nakupujete určité materiály hromadně a neznáte zákazníka nebo práci, ke které budou materiály v budoucnu přiřazeny. Mám pro to skvělé řešení, i když využívám „zápis do deníku na kontrolním formuláři“, který v tomto videu demonstruji-ale s kroucením – když si zakoupíte původní položky bez připojené úlohy, později, když položky vyjdou do úlohy: pomocí položky deníku na kontrolním formuláři „koupíte“ položku na prvním řádku kontrolního formuláře jako kladnou částku s názvem úlohy zákazníka ve sloupci Zákazník/Úloha a poté stejnou položku vložíte na druhý řádek se zápornou a žádnou úlohou. Transakce by měla vést k čisté nulové transakci, zatímco „tlačí“ náklady na položku do úlohy na prvním řádku.

doporučuji každému, kdo si není jistý, získat pomoc od zkušeného Pro-poradce (jako já!) nastavení jejich inventárního systému v QuickBooks od začátku.

rádi se dozvíte více o nákladech na práci v QuickBooks pro dodavatele nebo potřebujete pomoc s tímto problémem? Získejte JEDEN na jednoho školení a podporu od Penny Lane, podívejte se na mé bezplatné QuickBooks pro dodavatele školení videa, jako je moje stránka Facebook pro nejnovější tipy a triky: a nezapomeňte se přihlásit k odběru mého kanálu Youtube