v blogu minulého měsíce jsem hovořil o problému nadměrného obratu vrcholového managementu. Také jsem vám dal několik rad o některých varovných signálech, že váš manažer možná nefunguje. Od té doby, můj obchodní partner, Anthony Clyne správně poukázal na to, že musím sdílet některé myšlenky na to, jaké jsou pozitivní vlastnosti a chování dobrého provozního manažera. Výzvou je, že některé z nich se zdají být kontraintuitivní a možná je nepoznáte jako pozitivní chování, nebo horší, vidět je jako negativy.

jaké jsou tedy známky toho, že jste ve svém podnikání najali skutečně efektivního provozního manažera nebo generálního ředitele?

upřednostňují nejprve bezpečnost a poté zákazníka

jako provozní manažer mají velmi přímou odpovědnost za bezpečnost lidí, kteří pracují ve vašem podnikání. Tato odpovědnost se promítá i na vás jako na vlastníka firmy, generálního ředitele nebo ředitele. Proto první věc, kterou nový provozní manažer pravděpodobně udělá, je identifikovat, posoudit a řešit jakékoli okamžité bezpečnostní problémy. To také demonstruje jejich závazek vůči jejich týmu a poskytuje jim šanci prokázat, že jsou odhodláni dodržovat standardy, které stanovili-takže výroba nikdy nepřichází před bezpečností.

vedle bezpečnosti by si provozní manažer měl uvědomit, že každá firma musí vždy uspokojovat potřeby svých zákazníků. To znamená, že provozní manažer bude řešit problémy s kvalitou a dodáním, než skočí do snižování nákladů. To také znamená, že provozní manažer bude používat pozitivní jazyk o zákazníkovi a bude zvědavý, co zákazníci skutečně potřebují a hodnotu z produktu nebo služby, kterou firma poskytuje.

jsou pokorní a staví tým na první místo

často hledáme provozní manažery, kteří jsou odvážní, tvrdí, sebevědomí a rozhodní. Tyto vlastnosti mohou být užitečné,ale podle mých zkušeností nejlepší provozní manažeři neustále dávají svému týmu pozornost. Když mluví o projektech a úspěších své oblasti, budou používat „my “ a“ nás „více než „já“. V prezentacích mohou často nechat svůj tým prezentovat a sami se posadit na zadní sedadlo. Také se postaví za svůj tým a podpoří je, a to i za nějakou cenu pro sebe. Budou však rozhodující, spravedliví a důslední při řízení výkonu jednotlivců v jejich týmu. Budou si vážit zkušeností kolem sebe a budou se snažit rozvíjet lidi, které mají, než předají klíčové role. Nicméně, budou také připraveni napadnout spokojenost a zakořeněné názory, což může zahrnovat zpochybnění některých vašich dlouholetých odborníků na předmět. Pokud se chcete dozvědět více, vyzvedněte si kopii“ Good To Great „od Jim Collins a přečtěte si o „Level 5 leadership“. Přednáška TED „proč se dobří vůdci cítí v bezpečí“ od Simona Sineka je také skvělým vysvětlením toho, co dobří vůdci dělají.

Operations Manager, který tyto vlastnosti zobrazí, si spíše získá respekt svého týmu, než aby to očekával. Tento získaný respekt je obvykle odměněn tím, že tým sebevědomě sleduje směr, který nastavil provozní manažer, a dělá tým více v pohodě s odchylkou od „způsobu, jakým jsme to vždy dělali“.

protože jsou pokorní, dobří vůdci přiznávají to, co nevědí, a žádají o pomoc, když to potřebují. To by nemělo být považováno za známku slabosti, ale ve skutečnosti je to znamení síly. Odhalit slabiny a zranitelnosti člověka a požádat o pomoc vyžaduje sílu. Spíše než kritizovat nebo odmítat takové žádosti, měli byste je přivítat a pokusit se poskytnout potřebnou pomoc a zdroje.

budou také respektovat ostatní v podnikání. Chování jako nadávky, křik nebo znevažování zaměstnanců nemá za žádných okolností místo na pracovišti, zejména od vůdců.

budou rozvíjet lidi a nebudou se cítit ohroženi vrstevníky a podřízenými

ve skutečnosti budou aktivně rozvíjet své vedoucí členy týmu a poskytovat jim příležitosti, včetně umožnění jim během prázdnin a cestování zintenzivnit roli manažera provozu. Budou pohodlně umožňovat svému týmu rozhodovat a převzít plnou odpovědnost za aspekty podnikání. Budou podporovat svůj tým, i když se jejich rozhodnutí pokazí (nikdy nebudou házet člena týmu „pod autobus“). Zajistí však, aby jejich tým také převzal odpovědnost za rozhodnutí, která činí, a za odpovědnost, kterou přebírají.

budou tvrdě pracovat na rozvoji vzájemných vztahů a pozvat zpětnou vazbu a zapojení vrstevníků. Nebudou drby o vrstevníky nebo kritizovat vrstevníky (zejména jejich tým). Nebudou také tolerovat postoje „oni a my“ ve svém týmu, které mohou narušit vztahy mezi funkcemi a dopadem na zákaznický servis.

když se věci pokazí, ptají se, proč ne kdo

dobrý provozní manažer nebude trávit hodiny kňučením o svých podřízených nebo jejich vrstevnících. Jejich zaměření bude na proces, ne na jednotlivce. Když se něco pokazí, budou se ptát proč a snažit se najít a řešit hlavní příčinu problémů. To může být obtížné a časově náročné na začátku, když existuje mnoho problémů (jeho mnohem rychlejší jen obviňovat někoho!), ale ve střednědobém horizontu je to investice času, kterou musíte udělat, pokud vaše podnikání trvale zlepšit výkon.

nastavují, udržují a zlepšují standardy.

vynikajícího výkonu je dosaženo zavedením dobře promyšlených standardních procesů a následným neustálým zlepšováním těchto procesů. Efektivní provozní manažer se proto zaměří na počátku své role na zavedení standardních procesů a způsobů, jak dělat věci. To může zahrnovat standardizaci organizace pracoviště pomocí 5S, standardizaci klíčových úkolů se standardizovanou prací, standardizaci obchodních procesů v klíčových toků obchodní hodnoty a stanovení formálních nebo neformálních dohod o úrovni služeb (SLA) s funkcemi, s nimiž operace spolupracují (např. prodej a nákup). Zdůrazňují přitom důležitost a požadovanou úroveň respektu mezi interními dodavateli a zákazníky.

po nastavení standardu bude efektivní Operations Manager pracovat na udržení standardu. Vědí, že „standard, kterým chodí, je standard, který přijímají“, a tak nikdy nebudou „chodit“ něčím, co není standardní, aniž by podnikli kroky. Budou také očekávat, že budete také dodržovat tyto normy. Proto, pokud jste si zvykli chodit na pracovišti bez osobních ochranných prostředků nebo nedodržovat standardy 5S, očekávejte, že vám bude řečeno, že budete dodržovat – a ujistěte se, že ano!

někdy se toto zaměření na standardy může zdát jako byrokracie a zpomalení věcí a máte možnost se zeptat „proč“ se věci dělají určitým způsobem. Efektivní provozní manažer bude spokojen s tím, že jejich procesy budou zpochybněny, a bude schopen vysvětlit, proč je třeba standard dodržovat, nebo spolupracovat se svým týmem na zlepšení standardu. Vždy však budou očekávat, že existuje standard a že je dodržován.

jsou dobře organizovaní

provozní manažeři často musí žonglovat s širokou škálou povinností. Proto je důležité, aby osoba v této roli byla dobře organizovaná. Měli byste to vidět v dobře organizovaném stole a kanceláři, která vykazuje známky nějakého systému pro řízení každodenních činností a projektů.

v ideálním případě bude mít Operations Manager systém pravidelných rutin nebo standardní práce leader. Ty budou zapsány a sledovány. Měli byste být schopni získat nějaké důkazy o tom, že je to následováno, jako je deska tee card nebo kontrolní seznam.

kromě sebe budou také očekávat, že jejich tým bude dobře organizovaný. Proto očekávejte, že přimějí členy svého týmu, aby vypracovali své vlastní plány a své vlastní seznamy každodenních rutinních úkolů.

mají plán s jasnými jednoduchými akcemi a cíli

když začne váš nový provozní manažer, jednou z jejich prvních priorit bude pochopení obchodní strategie a role operací při plnění této strategie. Vypracují plán operací na podporu strategie a zároveň hledají váš vstup a vstup týmu na cestě. Rychle identifikují několik kritických metrik, které řídí provozní výkon, a stanoví pro ně náročné, ale realistické cíle. Tyto cíle a plán budou systematicky sdělovány v celém operačním týmu tak, aby každý člen týmu v provozu znal své individuální nebo týmové cíle a jak mohou přispět ke zlepšení výkonu.

důležité je, že se nejprve zaměří na jednoduché věci a získají základy těsně předtím, než začnou zavádět složitější změny. Rychle identifikují jednu nebo dvě klíčové metriky, které řídí provozní výkon v podnikání, a zaměřují se spíše na jejich zlepšení než na zavedení obrovské škály metrik.

v ideálním případě posílí plán a cíle každý den štíhlým každodenním procesem vedení, který poskytuje zpětnou vazbu jejich týmu a každý den hledá jejich vstup do problémů. Tato struktura krátkých denních schůzek bude kaskádovat organizaci a mohou vás povzbudit, abyste vedli pravidelné setkání nebo konferenční hovor na úrovni vrcholového managementu, abyste pomohli nastavit celkový směr podnikání a řešit problémy na vysoké úrovni.

nenahrazují peníze za mozky

mnoho provozních manažerů jsou inženýři. Inženýři milují technologii (proto se často stali inženýry!) a nechte se nadchnout roboty a fantastickým softwarem pro sběr dat. Nicméně, dobrý Operations Manager, nebude vám neustále předkládat nákupní seznamy kapitálových investic a softwarových nástrojů. Místo toho se zaměří na snahu získat co nejvíce z aktiv a nástrojů, které mají. Když k vám přijdou s žádostí o kapitál, bude to podpořeno silným obchodním případem, bude dobře promyšlené a bude v souladu s operačním plánem a obchodní strategií.

nenajdete je v jejich kanceláři velmi často

role Operations Manager je často lynchpin výrobního nebo distribučního podniku. Obvykle mají nejvíce zaměstnanců, kteří se jim hlásí, a největší počet interakcí s vrstevníky. Proto dobrý provozní manažer stráví spoustu času venku. Můžete je najít na pracovišti, interakce s jejich týmem a pozorování procesu na procházce po pracovišti. Mohli by se setkat s vrstevníky, pořádat každodenní standup setkání nebo mít setkání na místě s dodavateli nebo zákazníky. Obvykle budou na místě (pozor na provozního manažera, který vždy najde důvod, proč být mimo podnikání), ale i když jsou ve své kanceláři, budou zřídka sami. Navzdory tomu si mohou během dne dovolit trochu osamělého času na reflexi, aby dohnali problémy a naplánovali budoucí akce. To je často na začátku dne, kolem oběda nebo na konci dne. Pokud to vidíte, vyhněte se tomu, abyste si v těchto časech zvykli „jen si povídat“, ale místo toho naplánujte pravidelné strukturované dohánění ve své kanceláři.

další chybou, které je třeba se vyhnout, je nadměrné načítání Správce operací transakční prací. Jsou klíčovým lídrem ve vašem podnikání a osobou, která povede ke zlepšení vašeho podnikání. Jsou také obvykle poměrně drahým zdrojem. Proto, vázání je na jejich počítač dělat objednávky, výrobní plány nebo skladové úpravy je plýtvání jejich zdrojů a zabrání jim dělat svou práci efektivně. Získejte administrativní zaměstnance na polovinu platu provozního manažera, aby vykonával transakční práci, a zaměřte provozního manažera na vedení svého týmu a zlepšení řízení.

říkají vám pravdu-nejen to, co chcete slyšet

je hezké být řečeno, jak jste skvělí a jak máte pravdu. Všichni máme ego a všichni jsme náchylní k lichocení. Dobrý provozní manažer však bude připraven poskytnout vám náročnou, považovanou za konstruktivní zpětnou vazbu a musíte být připraveni ji přijmout. Musíte být také připraveni na skutečnost, že ne každý nápad, který máte, bude považován za dobrý. Provozní manažer by měl být spokojen s vaší přítomností v podnikání a na prodejně, ale je nejlepší, aby k těmto procházkám v prodejně došlo u provozního manažera, alespoň na začátku. Vyhněte se pokušení vytvořit „zadní kanál“ komunikace s dlouhodobými zaměstnanci, protože to silně podkopá vašeho provozního manažera a přiměje tyto dlouhodobé zaměstnance, aby věřili, že jsou „nedotknutelní“, protože mají „přímou linii k šéfovi“.

závěr

existuje mnoho dalších atributů dobrého provozního manažera, ale pokud vaše nová osoba demonstruje většinu nebo všechny ty, které jsem uvedl výše, i když krátkodobý výkon není tam,kde byste chtěli, pak se vyplatí držet se jich.