vztah zaměstnavatel / zaměstnanec je jedním ze zvláštní důvěry. Někdy zaměstnanci využívají této důvěry tím, že okrádají svého zaměstnavatele. Zpronevěra se může stát, když zaměstnanci berou hotovost nebo přesměrovávají platby faktur od zákazníků, ale může se také stát, když zaměstnanci předloží podvodné faktury k platbě nebo použijí firemní kreditní kartu pro osobní výdaje. Zpronevěra zasáhne společnosti, veřejné agentury a neziskové společnosti všech velikostí. USA. Ministerstvo obchodu uvádí, že téměř třetina obchodních selhání souvisí s krádežemi nebo podvody zaměstnanců. Naštěstí je to oblast, kde unce prevence může zachránit vaši společnost před finanční kalamitou po silnici.
osm obzvláště snadných řešení, která můžete použít, následuje níže:
1. Před přijetím nového zaměstnance proveďte úplnou kontrolu pozadí. Překvapilo by vás, kolik společností neprovádí kontrolu na pozadí. Pokud používáte náborovou společnost, musíte mít jasno v tom, co znamená její kontrola na pozadí, a musíte se ujistit, že odpovědnost za kontrolu na pozadí je ve vaší smlouvě. Mnoho zprostředkovatelských agentur se snaží omezit svou odpovědnost za zaměstnance, které spárují se svými firemními klienty, tak si přečtěte drobný tisk.
2. Mít zavedené jasné zásady a kontroly–a prosazovat je. Bez ohledu na to, jak velká nebo malá je vaše firma, měli byste mít nastavené postupy pro umožnění přístupu zaměstnanců k firemním kreditním kartám a jejich používání nebo zpracování plateb. Všechny žádosti o úhradu musí být doprovázeny účtenkami nebo fakturami. Nikdy neplatíte fakturu dodavatele, se kterým nejste obeznámeni, pouze proto, že vás o to zaměstnanec požádá. Pokud máte pochybnosti o legitimitě faktury, zavolejte společnosti nebo proveďte nějaký výzkum, než ji zaplatíte. Pro interní účetnictví byste měli zaznamenávat každý typ transakce (např. odpisy, vrácení peněz, úpravy).
3. Omezit přístup k finančním informacím a zdrojům. Jak společnost roste, je důležité řídit, kteří zaměstnanci mají přístup k finančním informacím a záznamům. Když lidé opustí společnost, okamžitě ukončete přístup. Podobně, jak noví lidé přicházejí na palubu, nastavte je s jedinečnými pověřeními a omezte přístup pouze k systémům a nástrojům, které potřebují.
4. Přiřaďte finanční povinnosti více než jedné osobě a zaměstnancům cross train. Pokud máte malou firmu, může být nejjednodušší nechat jednu osobu zpracovat poštu, log a depozitní kontroly, a sladit bankovní výpisy. Ale uvedení veškeré odpovědnosti do rukou jednoho jednotlivce usnadňuje krádež bez povšimnutí. Společnosti by měly rozdělit finanční úkoly mezi dva nebo více lidí. Například, měli byste mít jednu osobu, která otevře příchozí platby pošty a protokolu, a samostatná osoba, která platí faktury a dělá knihy. Mít více než jednu osobu, která tyto úkoly zpracovává, usnadňuje identifikaci věcí, které vypadají špatně.
5. Použijte zámek pro drobné peníze. Potřebujeme říct víc?
6. Proveďte náhodné interní nebo externí audity. Pokud zaměstnanci vědí, že jejich zaměstnavatel věnuje pozornost podvodům a krádežím, bude méně pravděpodobné, že se do toho zapojí.
7. Získejte správný druh pojistného krytí a zvyšte své limity pro krádež zaměstnanců. Většina podniků může mít standardní komerční pojištění obecné odpovědnosti, ale nemají dostatečné krytí pro krádež zaměstnanců. Společnosti by měly v rámci svého pojistného balíčku zabránit možné krádeži nepoctivostí zaměstnanců nebo pokrytím trestné činnosti. Pokud pracujete s třetími stranami, jako jsou personální agentury, požádejte o důkaz o jejich pokrytí.
8. Zapojte vymáhání práva. Nejdůležitější věc, kterou můžete udělat poté, co chytíte zaměstnance, který se zabývá finanční nevhodností, je nahlásit tuto osobu donucovacím orgánům. Překvapivý počet společností jednoduše ukončí zaměstnance kvůli soucitu nebo jeho vlastním rozpakům, že společnost mohla být zranitelná. Problém s tímto přístupem spočívá v tom, že neexistuje žádný záznam pro dalšího zaměstnavatele, který by zjistil, když najme osobu, kterou vystřelíte, takže nenahlášení krádeže jednoduše udržuje cyklus. Pokud jde o zaměstnance, Obvykle existují základní problémy, které vyvolávají krádež, jako je závislost nebo duševní / emoční problémy. Hlášení jejich chování orgánům činným v trestním řízení může často vést k tomu, že dostanou pomoc, kterou potřebují.
následující kroky vám pomohou zabránit tomu, aby vaše firma utrpěla ztrátu v rukou zaměstnance. Pokud je vaše společnost obětí krádeže zaměstnanců, je důležité okamžitě zapojit právního zástupce.