najímání prvního zaměstnance je pro vás a vaše podnikání obrovským milníkem. Stát se zaměstnavatelem však přichází s mnoha dalšími povinnostmi. Pokud jste připraveni stát se zaměstnavatelem, musíte vědět, jaké kroky je třeba dodržovat.

8 kroků, Jak se stát zaměstnavatelem

pomocí těchto osmi kroků se naučíte, jak se stát zaměstnavatelem.

zjistěte státní a místní požadavky

každý stát a lokalita má pro malé podniky jiná pravidla. V závislosti na vaší lokalitě a typu podnikání se požadavky mohou lišit.

požadavky státu

nové požadavky zaměstnavatele se liší stát od státu. Většina podniků se musí zaregistrovat u svého státu pro nové účty zaměstnavatelů. Vaše malá firma se možná bude muset zaregistrovat pro určité licence, povolení a další registrace. Ve většině případů můžete o tyto informace požádat online.

zaměstnavatelé se musí zaregistrovat pro státní pojištění daně z nezaměstnanosti, jinak známé jako SUTA (státní zákon o dani z nezaměstnanosti) daň. Poté, co se zaregistrujete, vaše firma obdrží sazbu daně SUTA. Vaše sazba je procento státní nezaměstnanosti založené na vašem oboru a zkušenostech (např.

některé státy mohou také vyžadovat státní pojištění invalidity. Například, New York vyžaduje, aby většina zaměstnavatelů měla pro své zaměstnance pojištění invalidity.

podívejte se na náš průvodce státními mzdami a podívejte se na požadavky pro váš stát. Obraťte se na svůj stát pro další nové požadavky zaměstnavatele.

místní požadavky

vaše město nebo lokalita mohou vyžadovat další typy registrace zaměstnání. A možná budete muset zadržet místní daně ze mzdy vašich zaměstnanců.

některé státy s místní daní z příjmu patří Alabama, Colorado, Delaware a Indiana. Jiné státy, jako Ohio a Pensylvánie, mají specifické typy místních daní, jako je školní okresní daň.

zaměstnavatelé často odpovídají za srážky a ukládání místních daní z příjmu pro své zaměstnance.

obraťte se na místní úřad vlády pro více informací o tom, zda se musíte zaregistrovat.

požádejte o identifikační číslo zaměstnavatele

poté, co se rozhodnete stát zaměstnavatelem, musíte požádat o identifikační číslo zaměstnavatele (EIN). Ein je jedinečné devítimístné číslo, které IRS přiřadí vaší firmě. Pokud plánujete najmout zaměstnance, musíte požádat o EIN.

ein jsou formátovány takto: 12-3456789.

za podání žádosti o EIN se neplatí žádný poplatek. Můžete použít on-line pro vaše EIN. Nebo, můžete poštou nebo faxem formulář SS-4, Žádost o identifikační číslo zaměstnavatele, IRS.

nejrychlejší způsob, jak požádat o EIN, je online. Nemusíte vyplňovat žádné formuláře. A můžete vytisknout okamžité potvrzení pro vaše záznamy.

pokud se rozhodnete použít papírovou aplikaci, vyplňte formulář SS-4 a pošlete jej poštou nebo faxem IRS. Mějte na paměti, že zasílání nebo faxování vaší aplikace trvá déle, než obdržíte EIN.

získejte pojištění odškodnění zaměstnanců

bez ohledu na váš typ podnikání mají zaměstnanci šanci získat nemoc nebo zranění související s prací. K pokrytí nepředvídatelných událostí (např. pádu na mokrou podlahu) musíte mít pojištění náhrady pracovníků.

co je tedy pojištění odškodnění zaměstnanců? Kompenzace pracovníků, také známý jako comp pracovníků nebo workmans ‚ comp, je pojištění, které poskytuje náhradu mezd a zdravotní výhody zaměstnancům, kteří onemocní nebo zraní při práci. A odškodnění pracovníků se vztahuje na zaměstnance bez ohledu na to, kdo incident způsobil (např. vy, spolupracovník, zaměstnanec atd.).

kompenzace zaměstnanců může zahrnovat následující otázky pro zaměstnance:

• chronická bolest zad
• karpální tunel
• ztráta sluchu
• plicní onemocnění
• zranění způsobená pracovním stresem

vaši zaměstnanci mohou mít nárok na výhody comp pracovníků, jako je platba za diagnostiku, léčbu a rehabilitaci.

náklady na comp pracovníků se liší v závislosti na vaší firmě, výši mezd, druhu práce a minulých nárocích na comp pracovníků.

státní požadavky

každý stát má své vlastní programy odměňování pracovníků a zákony, které je třeba dodržovat.

většina států vyžaduje, abyste získali pojištění odškodnění pracovníků. Některé státy však umožňují zaměstnavatelům volit pokrytí, dokud nebudou mít určitý počet zaměstnanců.

mnoho států dává zaměstnavatelům svobodu zvolit si kompenzační krytí svých pracovníků. Zaměstnavatelé v Severní Dakotě, Ohiu, Washingtonu a Wyomingu však musí zakoupit pokrytí zaměstnanců prostřednictvím vlastního státního fondu.

další informace o požadavcích na odškodnění pracovníků získáte u svého státu.

Určete, jak zacházet se mzdami

než začnete najímat a platit zaměstnance, určete, jak plánujete zpracovávat mzdy. Zvažte aspekty, jako jsou náklady a kolik času trvá spuštění mezd.

některé způsoby správy mezd zahrnují:

• provozování mezd ručně
• Outsourcing mezd (např. účetní nebo účetní)
• pomocí mzdového softwaru nebo poskytovatele

Běh mezd ručně je nákladově nejefektivnější způsob správy mezd. Může to však být také časově nejnáročnější možnost a vést k nákladným chybám. Při spuštění mzdy ručně, je třeba vypočítat daně zadržet pro každého zaměstnance. A, musíte podat a uložit daně ze mzdy správným agenturám.

použití účetního nebo účetního ke zpracování mezd vyžaduje, abyste se vzdali kontroly nad mzdou. A outsourcing mzdy může být drahé pro vaše malé firmy. I když je to dražší než jiné možnosti, outsourcing mezd vám může ušetřit spoustu času. A můžete mít klid s vědomím, že vaše mzdové vklady jsou přesné.

mzdový software může být šťastným médiem mezi provozováním mezd ručně a outsourcingem it. Software je levnější varianta než outsourcing mezd. A mzdový software je přesný a šetří čas. Většina mzdové softwarové systémy umožňují spustit mzdy během několika minut. Při pohledu na mzdový software Porovnejte své možnosti. Podívejte se na ceny poskytovatelů, funkce, Snadné použití, zabezpečení a recenze.

najmout zaměstnance

Nyní, když jste položili základy, je čas začít najímat některé zaměstnance.

mnoho nových zaměstnavatelů používá tradiční metody náboru (např. Při najímání prvního zaměstnance Určete, jaké vlastnosti a požadavky hledáte u zaměstnance.

vytvořte jasný a přitažlivý popis úlohy. Určete požadavky na pozici a kvalifikace, které chcete zahrnout do popisu. Některé kvalifikace, které můžete uvést, zahrnují zkušenosti (např. dva roky v pozici související s IT) a vzdělání (např., Bakalářský titul v oboru Marketing).

pokud je to možné, zahrňte věci jako výhody (např.

pošlete popis práce na platformy, jako jsou vaše firemní webové stránky, online pracovní desky a stránky sociálních médií. Zkontrolujte žádosti, které uchazeči předkládají. Vyřadit nekvalifikované žadatele a kontaktovat kandidáty, kteří vypadají jako dobrá volba.

rozhovor s kvalifikovanými kandidáty. Proces pohovoru se může skládat z několika kol rozhovorů, dokud nenajdete svého ideálního kandidáta.

když jste připraveni najmout, rozšířit nabídku práce na kandidáta. Pokud uchazeč vaši nabídku přijme, zahajte proces nástupu a nové papírování o pronájmu(o kterém mluvíme více v dalším kroku).

jak vaše podnikání roste, můžete vytvořit náborovou komisi, která najme další zaměstnance.

Kompletní nové pronájem papírování

než noví zaměstnanci mohou začít pracovat ve vaší firmě, vy i váš zaměstnanec oba potřebují dokončit nové pronájem papírování.

jako zaměstnavatel musíte hlásit nové zaměstnance. Federální zákon stanoví, že musíte nahlásit nové zaměstnance do 20 dnů od jejich pronájmu. Státní zákony pro nové zaměstnance se však mohou lišit. Poraďte se se svým státem a zjistěte nové časové rámce a zákony pronájmu.

zaměstnanci musí vyplnit formulář W-4, potvrzení o srážce zaměstnance, pro federální srážkovou daň. Formulář W-4 určuje, kolik zadržíte ze mzdy zaměstnanců za federální daně z příjmu. Některé informace, které musí zaměstnanec uvést ve formuláři W-4, zahrnují jejich jméno, adresa, číslo sociálního zabezpečení, a rodinný stav.

mnoho států má také státní daň z příjmu. Pokud váš zaměstnanec pracuje ve státě s daní z příjmu, musí také vyplnit státní formulář W-4.

aby zaměstnanci mohli pracovat ve Spojených státech, musí vyplnit formulář I-9, ověření způsobilosti k zaměstnání. Při shromažďování formuláře I-9 musí zaměstnanec také předložit doklady prokazující jejich totožnost a způsobilost (např.).

možná budete muset shromažďovat další dokumenty od zaměstnanců, jako je podepsaná příručka pro zaměstnance, informace o výhodách a nouzové kontaktní formuláře.

plaťte daně ze mzdy

jednou z největších povinností zaměstnavatele, kterou máte, je placení daní ze mzdy. Pokud nezaplatíte daně ze mzdy včas, můžete obdržet sankce, jako jsou pokuty nebo uvěznění.

daně ze mzdy zahrnují federální příjmy, sociální zabezpečení a Medicare a federální daně z nezaměstnanosti. Jak již bylo zmíněno, někteří zaměstnavatelé možná budou muset platit státní a místní daně, také.

federální daň z příjmu

jak často platíte federální daň z příjmu se liší od podnikání k podnikání. Musíte zadržet federální daň z příjmu ze mzdy zaměstnanců. A, musíte ji platit měsíčně nebo polotýdenně jménem zaměstnance.

váš plán placení federální daně z příjmu je založen na období zpětného pohledu formuláře 941. Formulář 941 hlásí vaše federální příjmy, sociální zabezpečení a daňové závazky Medicare.

nové podniky mají automaticky měsíční frekvenci ukládání. Mějte na paměti, že váš plán vkladů se může každý rok měnit.

u měsíčních vkladatelů je federální platba daně z příjmu splatná 15. dne každého následujícího měsíce. Například federální daň z příjmu zadržená za listopad je splatná do 15. prosince.

federální vklady daně z příjmu musí být provedeny prostřednictvím elektronického převodu prostředků (např.

sociální zabezpečení a Medicare daně

sociální zabezpečení a Medicare daně tvoří daň FICA. Vy i vaši zaměstnanci přispíváte na sociální zabezpečení a zdravotní péči.

srážková sazba daně ze sociálního zabezpečení je 6,2%. Musíte zadržet 6,2% ze mzdy každého zaměstnance na sociální zabezpečení. A zaplatit odpovídající příspěvek zaměstnavatele ve výši 6,2%.

Medicare daň je 1.45% pro vás i Vaše zaměstnance. Od 1.45% ze mzdy zaměstnanců a příspěvek odpovídající zaměstnavateli ve výši 1,45%.

vložte daň FICA spolu s federální daní z příjmu. Používejte stejné frekvence vkladů jako federální daň z příjmu (např. Ujistěte se, že uložíte část fica pro zaměstnance i zaměstnavatele.

federální daň z nezaměstnanosti

většina zaměstnavatelů musí také platit federální daň z nezaměstnanosti, jinak známou jako daň FUTA.

musíte zaplatit daň FUTA, pokud je jedna z následujících skutečností pravdivá:

• zaplatili jste $ 1,500 nebo více mezd během jakéhokoli kalendářního čtvrtletí
• měli jste alespoň jednoho zaměstnance po dobu alespoň části dne v jakémkoli 20 nebo více různých týdnech

Federální pravidla pro vklad mezd uvádějí, že musíte provádět čtvrtletní vklady. Vklad FUTA však proveďte pouze tehdy, pokud je vaše federální daňová povinnost v nezaměstnanosti vyšší než 500 USD během čtvrtletí.

stejně jako federální daně z příjmu a daně FICA musíte uložit daň FUTA prostřednictvím elektronického převodu prostředků.

zde je plán pro FUTA tax deposit due dates:

• 30. dubna za čtvrtletí 1 (leden – březen)
• 31. července za čtvrtletí 2 (duben – červen)
• 31. října za čtvrtletí 3 (červenec – září)
• 31. ledna za čtvrtletí 4 (říjen-prosinec)

státní a místní daně

Opět platí, že v závislosti na vašem státě budete možná muset také zadržet státní a místní daně z příjmu a státní daň z nezaměstnanosti.

informace o platbách o státních a místních daních ze mzdy získáte u svých státních a místních daňových úřadů.

soubor mzdové zprávy

Kromě placení daní ze mzdy musíte také podávat mzdové zprávy. Mzdové zprávy jsou formuláře, které informují vládu o vašich daňových závazcích ze mzdy.

mzdové zprávy, které musíte podat, závisí na vaší firmě. Nahlaste jak daně, které srážíte ze mzdy zaměstnanců, tak daně, které přispíváte. Musíte předložit mzdové zprávy pro federální i státní daně.

jak často podáváte mzdové formuláře, závisí na typu formuláře. Některé formuláře mohou být splatné čtvrtletně, zatímco jiné jsou splatné každoročně.

čtvrtletní mzdové zprávy

formulář 941, čtvrtletní Federální daňové přiznání zaměstnavatele, zprávy federální daně z příjmů, sociálního zabezpečení a Medicare spolu se mzdami zaměstnanců.

formulář souboru 941 každé čtvrtletí, pokud máte zaměstnance, i když nemáte daně nebo mzdy k hlášení. Formulář 941 nepodávejte, pokud jste sezónní zaměstnavatel nebo zaměstnáváte domácnost (např. daň z chůvy) nebo zaměstnance farmy (např. formulář 943).

termíny pro formulář 941 zahrnují:

• 30. dubna za čtvrtletí 1
• 31. července za čtvrtletí 2
• 31. října za čtvrtletí 3
• 31. ledna za čtvrtletí 4

státní mzdové zprávy

možná budete muset podat čtvrtletní zprávy o státních příjmech a státních daních z nezaměstnanosti (SUTA).

termíny splatnosti se mohou v jednotlivých státech značně lišit. Ačkoli většina států vyžaduje, abyste čtvrtletně podali, měli byste kontaktovat svůj stát pro konkrétní požadavky na vykazování mezd.

výroční zprávy o mzdách

výroční zprávy o mzdách jsou splatné jednou ročně do 31. ledna. Některé běžné roční mzdové zprávy zahrnují formuláře 944, 940 A W-2 A W-3.

formulář 944

někteří zaměstnavatelé by mohli podat formulář 944, roční Federální daňové přiznání zaměstnavatele, místo formuláře 941.

stejně jako formulář 941, můžete použít formulář 944 hlásit federální příjmy, sociální zabezpečení a Medicare daně na roční bázi.

IRS vám řekne, zda máte povoleno používat formulář 944. Obvykle se kvalifikujete, pokud roční odpovědnost vaší firmy za sociální zabezpečení, Medicare a federální daně z příjmu činí 1 000 USD nebo méně.

formulář 940

použijte formulář 940, roční daňové přiznání zaměstnavatele pro federální nezaměstnanost (FUTA), abyste nahlásili federální daň z nezaměstnanosti (FUTA).

formulář souboru 940 ročně nahlásit federální daňové povinnosti v nezaměstnanosti. Pamatujte, že pouze zaměstnavatelé platí daně FUTA.

formulář W-2 a Formulář W-3

formulář W-2, mzdové a daňové přiznání, je roční daňový formulář, který musíte dát každému zaměstnanci do 31. ledna. Formulář W-2 shrnuje mzdy a daně zaměstnance za rok. Zaměstnanci používají formulář W-2 k podání individuálního daňového přiznání. Musíte také podat kopii formuláře W-2 s IRS.

formulář W-3, předání mzdového a daňového výkazu, je předávací formulář pro formulář W-2. Formulář W-3 je souhrn informací z formulářů vašich zaměstnanců W-2. Neposílejte formulář W-3 svým zaměstnancům. Každý rok pošlete kopii formuláře W-3 finančnímu úřadu do 31. ledna.

hledáte snadný způsob zpracování mezd poté, co se stanete zaměstnavatelem? Patriot Software umožňuje spouštět přesné výplaty ve třech jednoduchých krocích. A naše odborná podpora je pouze telefonní hovor, chat nebo e-mail pryč. Začněte s vlastním průvodcem demo ještě dnes!

tento článek byl aktualizován z původního data vydání 5. července 2013.

toto není zamýšleno jako právní poradenství; pro více informací klikněte zde.