la Ruby, personalul nostru crackerjack de recepționeri virtuale câmpuri sute de apeluri în fiecare zi— și am învățat multe în acest proces!
dacă sunteți nou la telefon răspunde, sau pur și simplu doriți să perie pe abilitățile dumneavoastră, aceste cinci sfaturi de formare Recepționer va ajuta să strălucească ca un rubin—impresioneaza fiecare apelant.
- nu spuneți niciodată „nu știu”
- parafrazați mesajul cuvânt cu cuvânt
- confirmați conținutul
- respirați și…
- zâmbiți
așa este, este atât de ușor!
1. Nu spuneți niciodată” nu știu ”
șansele sunt foarte bune că vi se vor pune întrebări la care nu știți cum să răspundeți, mai ales dacă sunteți nou la un loc de muncă. Dar a spune” nu știu ” este o fundătură. În schimb, optează pentru
„Lasă-mă să aflu pentru tine”
„aș fi fericit să mă uit în acea”
„Marea întrebare! Permiteți-mi să vă pun în legătură cu cea mai bună persoană pentru a răspunde.”
frazele care încep în” Lasă-mă „și” aș fi fericit să „sunt modalități excelente de a bate blues-ul” nu știu”.
2. Parafrazați mesajul cuvânt cu cuvânt
apelanților le place să știe că mesajele lor vor fi transmise cu exactitate. Ce modalitate mai bună de a le asigura acest lucru decât repetarea mesajelor lor înapoi la ei? Dacă treceți prin pregătirea recepționerului, este, de asemenea, o modalitate excelentă de a privi greșelile.
confirmați conținutul
citiți întotdeauna numerele de telefon și precizați orice nume sau cuvinte dificile pentru a vă asigura că le-ați eliminat corect. Iată câteva sfaturi pentru confirmarea informațiilor.
ia o gură de aer, și
ai o mulțime întâmplă — e-mail piling sus, documente care urmează să fie depuse, rapoarte pentru a scrie. Recepționer de formare este greu, și de locuri de muncă în sine este chiar mai greu! Dar când sună telefonul, cel mai bine este să vă scoateți din minte alte hubbuburi de birou și să vă concentrați asupra apelului primit. Respirați, răspundeți la apel și salutați apelantul cu un ton calm și prietenos al vocii. Nu-i lăsa să te vadă transpirând! Oh, și în timp ce vorbiți cu apelantul, asigurați-vă că urmați următorul pas…
…zâmbiți!
pare o prostie, nu? Funcționează. Dacă doriți să sunați prietenos și primitor, zâmbetul este cel mai simplu mod de a asigura tonul perfect al vocii. Un zâmbet vă va ajuta, de asemenea, să vă simțiți calm și, bine, fericit. Cine spune că munca nu poate fi distractivă?