dacă faceți job-costing în QuickBooks și nu vindeți articole individuale clienților dvs., vă recomand să evitați utilizarea pieselor de inventar dacă este posibil. Dar, uneori, nu este posibil.

iată ce trebuie să știți despre modul în care funcționează contabilitatea inventarului și ce trebuie să faceți pentru a vă menține inventarul drept și pentru a face ca articolele de inventar să apară în rapoartele privind costurile de muncă.

QuickBooks se pot ocupa de cele mai multe inventar pe bază de contabilitate foarte bine pentru întreprinderile care cumpără și vând elemente specifice pentru clienții lor. Captura pentru contractori? Dacă nu îl configurați și îl utilizați într-un anumit mod, contabilitatea dvs. va avea la fel de mult sens ca un manual IRS.

în primul rând, veți dori să înțelegeți exact cum funcționează cu adevărat contabilitatea inventarului, deoarece piesele de inventar sunt un tip specific de articol din QuickBooks concepute pentru a-l gestiona corect. Și, din păcate, acest lucru nu funcționează întotdeauna bine în schema de costuri a locurilor de muncă.

care este costul bunurilor vândute?

majoritatea oamenilor înțeleg conceptul de Cost al bunurilor vândute – numele în sine este destul de auto-explicativ. Este, literalmente, costul produselor pe care le vindeți. Ceea ce mulți oameni nu înțeleg despre costul bunurilor vândute și contabilitatea inventarului este cum să ajungeți la o cifră a costului bunurilor vândute care face ca situația dvs. financiară să fie exactă și utilă.

ceea ce fac mulți oameni în mod logic atunci când înregistrează costul produselor pe care le vând este pur și simplu să aleagă costul bunurilor vândute cont ori de câte ori plătesc un vânzător pentru produsele pe care le vor vinde. Acest lucru nu funcționează niciodată cu inventarul și probabil știți până acum că veți folosi întotdeauna un element de un fel atunci când achiziționați costuri legate de locuri de muncă. Cu toate acestea, este diferit de introducerea articolelor dvs. standard cu costuri de muncă atunci când utilizați piese de inventar.

în logică și, în practică, contabilitatea inventarului în QuickBooks este extrem de simplă pentru întreprinderile adevărate bazate pe inventar care cumpără și vând produse individuale clienților lor. Funcționează astfel:

• configurați fiecare articol pe care îl vindeți în QuickBooks ca element de inventar.
• utilizați Introduceți facturile sau scrie cecuri caracteristică în QuickBooks pentru a achiziționa elementele de la furnizorii dumneavoastră. Dar, spre deosebire de majoritatea costurilor legate de locuri de muncă, trebuie să introduceți și numărul acestor articole pe care le achiziționați în câmpul Cantitate. Este important să știți, totuși, că atunci când achiziționați aceste articole, nu se creează niciun COST. Niciun cost pentru aceste articole nu va apărea în rapoartele privind costurile lucrărilor sau în declarația de Profit și pierdere la momentul achiziției, chiar dacă atribuiți articolele unui anumit loc de muncă. Acest lucru se datorează modului în care funcționează contabilitatea inventarului – atunci când achiziționați o parte din inventar, adăugați pur și simplu costul acestui articol la activul dvs. de inventar, atunci când vindeți articolul, se întâmplă costul bunurilor vândute.
• în majoritatea întreprinderilor bazate pe inventar, veți utiliza funcția facturi sau încasări de vânzări din QuickBooks pentru a vinde articolele clienților dvs. Acest lucru este în cazul în care acesta devine foarte dificil pentru contractori, deoarece de multe ori, nu vinde elemente individuale pentru clienții dvs., ci mai degrabă aceste costuri sunt incluse într-o sumă forfetară de facturare.

acum, dacă sunteți un contractant de specialitate bazat pe servicii și vindeți articolele de inventar clienților pe o factură sau o chitanță de vânzare, nu este o problemă. Dar, din experiența mea, majoritatea contractorilor fie nu vând deloc articolele, fie au un amestec de vânzare a articolelor către clienți pe bază de servicii și nu vând articole individuale clienților contractuali.

cu toate acestea, contabilitatea bazată pe inventar funcționează la fel, indiferent de practica dvs. de afaceri:

când achiziționați un articol de inventar, QuickBooks „își amintește” cât ați plătit pentru articol și adaugă această sumă în contul dvs. de inventar. Pe măsură ce cumpărați același articol pentru sume diferite, QuickBooks va calcula în medie cât ați plătit în timp pentru acel articol și atunci când vindeți acel articol unui client, QuickBooks va posta un cost al bunurilor vândute către acel client/loc de muncă la rata costului mediu calculat al acelui articol(E) și va deduce aceeași sumă din activul dvs. de inventar.

ce nu trebuie sa faci niciodata:

• cumpărați piese de inventar (articole) pentru un job, introduceți numele jobului pe tranzacție și așteptați ca costul acestor articole să apară pe job-cost și p&l rapoarte fără nicio acțiune suplimentară. Dacă faceți acest lucru, costurile acestor articole nu vor fi niciodată afișate la costul bunurilor vândute. Activul de inventar și cantitatea la îndemână vor continua să crească și nu veți vedea niciodată costul acelui articol în raportul privind costul locului de muncă sau P & L.

ce puteți face:

• achiziționați piese de inventar utilizând un cec, un card de credit sau o factură, utilizând elementul de inventar și cantitatea de articole pe care le achiziționați în coloana Cantitate. Asigurați-vă, apropo, că unitatea dvs. de măsură este foarte clară și că utilizați aceeași unitate de măsură atât pentru a vinde, cât și pentru a cumpăra articolul (în caz contrar, veți avea o problemă majoră!). Dacă achiziționați la fiecare picior, trebuie să vindeți și la fiecare picior.
• acum, dacă nu face parte din practica de facturare a clienților dvs. să facturați clienții pentru piese individuale, ci să le facturați într-o sumă forfetară pentru acel tip de material, puteți crea o tranzacție netă de vânzare zero. În acest scenariu, atunci când piesele de inventar sunt utilizate pe un loc de muncă, creați o chitanță de vânzare și zero din prețul de vânzare. Chiar dacă prețul dvs. de vânzare este 0, contabilitatea inventarului va posta acest cost la locul de muncă și la P&L, precum și va scuti Inventarul pentru acea valoare. Nu utilizați ajustări de inventar, pentru că în timp ce ei vor scuti de inventar și post costul la costul bunurilor vândute cont (dacă utilizați costul bunurilor vândute cont ca contul de ajustare), ajustări de inventar nu apar pe rapoartele de Cost de locuri de muncă!
• această metodă necesită urmărire atentă și fluxuri de lucru, după cum este evident. Cineva trebuie să fie urmărirea elementelor de inventar care sunt utilizate pe locuri de muncă, și cineva trebuie apoi posta net zero încasări de vânzări pentru aceste elemente.
• ca și în cazul oricărei contabilități bazate pe inventar, ar trebui să luați în mod regulat un inventar fizic și să efectuați ajustări ale inventarului după cum este necesar.
• sau: utilizați piese non-inventar sau articole de service pentru a urmări costul materialelor. Acest lucru poate fi problematic dacă achiziționați anumite materiale în vrac și nu cunoașteți clientul sau locul de muncă la care vor fi alocate materialele în viitor. Am o soluție excelentă pentru acest lucru, însă, folosind” intrarea în jurnal pe un formular de verificare „pe care o demonstrez în acest videoclip – dar cu o întorsătură – atunci când achiziționați articolele originale fără nicio lucrare atașată, mai târziu, când articolele ies la un loc de muncă: utilizați intrarea în jurnal pe un formular de verificare pentru a” cumpăra ” articolul de pe prima linie a formularului de verificare ca o sumă pozitivă cu numele postului clientului în coloana Client/job și apoi puneți același articol pe o a doua linie cu un negativ și fără JOB. Tranzacția ar trebui să aibă ca rezultat o tranzacție netă zero, în timp ce „împinge” costul elementului la locul de muncă pe prima linie.

recomand ca oricine nu are încredere să primească ajutor de la un Pro-consilier cu experiență (ca mine!) configurarea sistemului lor de inventar în QuickBooks de la început.

dragoste pentru a afla mai multe despre locuri de muncă costă în QuickBooks pentru contractori sau nevoie de ajutor cu această problemă? Obțineți instruire și asistență unu la unu de la Penny Lane, consultați cărțile mele rapide gratuite pentru videoclipuri de formare a contractorilor, cum ar fi pagina mea de Facebook pentru cele mai recente sfaturi și trucuri: și nu uitați să vă abonați la canalul meu Youtube