procesul de angajare a angajaților implică în mod inevitabil crearea multor înregistrări care implică solicitanți care în cele din urmă nu sunt selectați pentru o poziție. Întrebarea devine apoi cât timp ar trebui păstrate aceste înregistrări acum că potențialul de închiriere nu mai este luat în considerare de companie? De asemenea, din ce în ce mai mult, în ce măsură aceste înregistrări sunt afectate de legile privind confidențialitatea în ceea ce privește informațiile de identificare personală (PII)?

motivele pentru care angajatorii aleg să păstreze înregistrări non-închiriere dincolo de durata procesului de selecție sunt numeroase:

• în cazul în care circumstanțele le impun să revizuiască grupul de solicitanți dintr-un motiv sau altul
• se pot amesteca într-o clasă de înregistrări care se referă la procesul general de recrutare/selecție și păstrate în consecință, în funcție de modul în care este organizat programul de păstrare a înregistrărilor companiei
• potențialul litigiilor conduce adesea politicile companiei privind păstrarea înregistrărilor solicitanților care nu angajează
• o multitudine de cerințe legale cu perioadele de păstrare impun păstrarea acestor înregistrări

fie că sunt determinate de nevoile de afaceri sau operaționale, practica obișnuită sau legea, determinarea perioadei de păstrare a acestor înregistrări necesită luarea în considerare și analiza diferitelor legi care ar putea fi aplicabile oricărei companii.

cerințele federale de păstrare legală din SUA relevante pentru înregistrările care nu sunt angajate variază în general în funcție de mărimea unui angajator și de tipul de afacere pe care îl desfășoară. În anumite acte federale, aplicabilitatea acestora depinde de numărul de angajați și de statutul de entitate privată sau guvernamentală. De exemplu, unele legi privind nediscriminarea impun păstrarea formularelor de cerere depuse de solicitanți și a altor înregistrări de angajare, inclusiv a celor legate de selecție timp de un an. Această perioadă de timp se poate prelungi mai mult în cazul în care se fac cazuri de discriminare. Cerințe similare sunt, de asemenea, mandatate la nivel de stat.

contractorii federali sunt adesea ținuți la standarde mai stricte, care pot necesita păstrarea înregistrărilor non-închiriere mai mult timp. Perioada de păstrare este condiționată de numărul de angajați și de valoarea monetară a contractelor guvernamentale în care este angajat angajatorul. În funcție de factorii de mai sus, perioada de păstrare mandatată pentru înregistrările care nu sunt angajate, inclusiv CV-urile prezentate spre examinare, variază de la unu la doi ani.

luând în considerare cerințele legale de păstrare, confidențialitatea PII este o preocupare tot mai mare și un factor important în stabilirea perioadei de păstrare adecvate pentru înregistrările care nu sunt angajate, care fac din ce în ce mai mult obiectul legilor privind confidențialitatea angajării care caută protejați PII al actualilor, foștilor și potențialilor angajați. Utah este unul dintre primele state care adoptă o astfel de cerință de păstrare în legătură cu înregistrările care nu angajează în temeiul Legii privind procedurile de selecție a locurilor de muncă. Conform legii, angajatorii nu au voie să păstreze informațiile colectate în timpul procesului de selecție inițială mai mult de doi ani după ce angajatorul primește informațiile de la solicitant. Cerințe similare sunt susceptibile să apară mai des pe măsură ce statele americane devin din ce în ce mai agresive în eforturile lor de a aborda confidențialitatea PII.

minimizați riscul și maximizați conformitatea printr-o examinare atentă a legilor de stat și federale aplicabile companiei dvs. în ceea ce privește înregistrările non-închiriere. O analiză prudentă va necesita luarea în considerare a nevoilor interne și a cerințelor legale, ponderate în raport cu implicațiile probabile asupra vieții private pentru păstrarea acestor înregistrări mai mult decât este necesar.