analiza valorii câștigate (EVA) este un instrument pentru controlul progresului proiectului. Indicatorii cheie de performanță (KPI) delimitează programul actual și situația costurilor. Earned value management (EVM) și earned value project / performance management (EVPM) sunt termeni sinonimi pentru EVA. Utilizarea analizei valorii câștigate cu Microsoft Project este o metodă puternică de control al proiectului.

în acest articol, veți învăța cum să determinați valoarea câștigată și indicatorii cheie de performanță corespunzători. În plus, veți afla cum să le prezentați în Microsoft Project pentru a obține un calcul al stării actuale a proiectului dvs., inclusiv previziuni.

• definiție: ce este analiza valorii câștigate?
• Informații generale despre analiza valorii câștigate
• analiza valorii câștigate cu Microsoft Project
• concluzie

definiție: Analiza valorii câștigate

analiza valorii câștigate este o metodă de control. Indiferent de dimensiunea și complexitatea proiectului, acesta oferă indicatori cheie de performanță clari cu privire la progresul proiectului – cu ajutorul valorilor planificate și reale privind costul, timpul și domeniul de aplicare al performanței. În plus, EVA permite previziuni cu privire la sfârșitul și costul proiectului. Valoarea câștigată este calculată din suma eforturilor planificate pentru domeniul de performanță atins de o anumită dată țintă. Această valoare este cea mai importantă bază de calcul pentru KPI.

rezultatele și beneficiile metodei sunt următoarele:

• declarație validă privind stadiul actual al proiectului
• previziune calculată pentru a minimiza riscul de planificare
• format inteligibil ca bază pentru deciziile părților interesate

Aflați cum să urmăriți progresul proiectului cu rapoartele de stare a proiectului.

Informații generale despre analiza valorii câștigate

la evaluarea stării actuale a unui proiect apar următoarele întrebări:

• care este efortul actual?
• ce a fost livrat până acum?
• care ar fi trebuit să fie efortul corespunzător?
• când se va încheia proiectul?
• care va fi efortul general?

varianța simplă a costurilor

pentru a determina diferența dintre efortul planificat și cel real până în prezent, aveți nevoie de o referință ca referință. Această linie de bază trebuie setată după finalizarea planificării, dar înainte de prima modificare și actualizare cu date reale.

indispensabil pentru EVA: stabiliți o linie de bază imediat după finalizarea planificării.

diferența dintre valorile acumulate planificate și cele reale până la data curentă se adaugă la un deficit sau un excedent în proiect. Aceasta reflectă starea financiară actuală a proiectului și este o cifră foarte interesantă pentru planul de plată. Dar nu reflectă cât de bine merge proiectul, deoarece etapa de finalizare nu este luată în considerare.

varianța simplă a costurilor este relevantă pentru planul de plată, dar nu și pentru starea reală a proiectului.

în cazul unui surplus, vă întrebați:

• costurile au fost într-adevăr mai mici decât cele planificate sau
• proiectul nu a progresat atât de mult cât ar fi trebuit?

în cazul unui deficit, se pune întrebarea dacă:

• efortul a fost mai mare până în prezent sau
• proiectul a progresat mai mult decât era planificat, adică s-au realizat mai multe.

și în ambele cazuri, este relevant ce înseamnă acest lucru pentru următoarele:

• costurile totale care sunt de așteptat
• Data de încheiere a proiectului

desigur, veți putea răspunde în mod fiabil la aceste întrebări numai dacă știți ce conținut a fost livrat până acum.

sfatul nostru: Nu planificați în prezent costurile pentru resursele de lucru în proiectele dvs.? Îți lipsesc ratele orare reale ale resurselor sau nu ai voie să le arăți? Dacă da, acest lucru ar putea fi interesant pentru dvs:

• puteți atribui tuturor resurselor o rată orară de 1 EUR fără eforturi mari și puteți face EVA relevantă doar pentru munca reală. Costurile reale sunt lăsate deoparte.
• NOTĂ IMPORTANTĂ: Acest lucru va funcționa numai dacă nu planificați costuri reale în altă parte. În acest caz, raportul și calculul ratei de câștig ar fi incorecte.

există mulți utilizatori care pot folosi analiza valorii câștigate foarte bine în acest fel, deoarece costurile proiectului lor sunt controlate în întregime prin intermediul resurselor.

valoarea câștigată

valoarea câștigată (EV) stabilește acum o relație între stadiul finalizării fizice până la data statutului și efortul planificat corespunzător. Aceasta arată pentru data de stare ce efort a fost planificat pentru munca efectivă efectuată.

valoarea câștigată este calculată din stadiul de finalizare fizică și efortul planificat inițial.

acesta este modul în care poate determina starea proiectului în mod realist și poate deduce o prognoză pentru viitor.

ilustrația de mai jos prezintă evoluția costurilor planificate și a costurilor reale până la data statutului, precum și stadiul finalizării fizice a postului din care se deduce valoarea câștigată.

• curba roșie arată evoluția costurilor în raport cu lucrările planificate (BCWS – costul bugetat al lucrărilor programate) crescând până la nivelul costurilor globale planificate (Bac – buget la finalizare).
• linia galbenă reprezintă costurile reale acumulate până la data curentă (ACWP – costul real al lucrărilor efectuate).
• linia galbenă ruptă care a urmat ilustrează progresia așteptată până la sfârșitul estimat în ceea ce privește costul așteptat (EAC – estimat la finalizare).

după ce elementele de livrare până la data curentă (livrare efectivă) au fost determinate rezultatul este transferat înapoi la planificarea inițială (livrare planificată). Aici se poate identifica stadiul real al finalizării fizice a locului de muncă, care rămâne în mod semnificativ în urma așteptărilor.

astfel, este posibil să se citească din curba planului Verde ce valoare are livrarea efectivă conform planului. Aceasta este valoarea câștigată sau, de asemenea, BCWP – costul bugetat al muncii efectuate.

valoarea câștigată reprezintă, prin urmare, costurile care, conform planificării inițiale, ar fi fost necesare pentru a ajunge la stadiul de finalizare fizică atins la data statutului.

spre deosebire de costurile reale, valoarea câștigată reprezintă etapa de finalizare fizică a proiectului.

în consecință, spre deosebire de costurile reale, valoarea câștigată (EV) este un factor strict financiar care reprezintă stadiul actual de finalizare fizică a proiectului. Numărul EV pe cont propriu nu este cu adevărat informativ și nu poate fi comparat cu alte proiecte.

dar EV este o bază perfectă din care să deducem indicatorii cheie de performanță cu adevărat interesanți pentru prognoze. Acesta poate fi utilizat pentru a verifica plauzibilitatea planului rămas pentru elementele care urmează să fie livrate. Acesta este modul în care puteți minimiza riscul unor greșeli de planificare ulterioare.

interesat de raportare? Aflați despre cele mai importante 5 Rapoarte PPM.

varianța costului Real

varianța costului Real (CV = BCWP – ACWP) relevă diferența dintre costurile reale și valoarea câștigată. Este folosit pentru a descrie eficiența proiectelor. De asemenea, poate fi calculat în procente (CV% = /BCWP) și, prin urmare, este o cifră care poate fi comparată între proiecte.

varianța costurilor reale poate fi calculată și ca indice de performanță a costurilor (CPI = BCWP/ACWP):

• este egal cu 1, dacă totul este OK
• dacă este sub 1, costurile pentru rezultatele obținute au fost prea mari
• dacă este peste 1, munca efectuată costă mai puțin decât era planificat.

un IPC de 0,8 indică, prin urmare, o creștere a costurilor, în timp ce un IPC de 1,2 indică o reducere a costurilor.

varianța programului Real

varianța programului Real (SV = BCWP – BCWS) arată diferența dintre costurile planificate și valoarea câștigată. Acesta clarifică decalajul financiar dintre rezultatele obținute și rezultatele planificate. Dacă este calculat în procente (SV% = /BCWP), este, de asemenea, o cifră care poate fi comparată între proiecte. Variația program va la toate evenimentele impact timp.

poate fi calculat și folosind indicele de performanță al Programului (SPI = BCWP/BCWS):

• este egal cu 1, dacă totul este OK
• dacă este sub 1, costurile pentru rezultatele obținute rămân în urmă
• dacă este peste 1, munca efectuată este înainte de termen.

un SPI de 0,8 relevă o întârziere, în timp ce un SPI de 1,2 indică o accelerare.

Prognoza

ați creat un program actualizat și ați calculat noi costuri globale după actualizarea planului proiectului introducând valori reale, etape de finalizare și un nou efort rămas.

puteți compara noile costuri cu valoarea estimată (EAC – estimată la finalizare). În funcție de diferența rezultată, ar trebui să vă reconsiderați și, eventual, să vă revizuiți planificarea.

dar înainte de a face acest lucru, trebuie să faceți presupuneri cu privire la evoluțiile ulterioare pentru a vă permite să calculați Prognoza.

• de acum înainte conform planului: EAC = ACWP + (BAC – BCWP)
• continuați ca înainte: EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / (CPI * SPI)
• nicio altă variație a programului: EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI
  (Notă: Aceasta este formula folosit de Microsoft Project)

Abonați-vă acum la buletinul informativ TPG Blog și nu pierdeți niciodată o altă postare pe blog.

a treia opțiune este cea calculată de Microsoft Project. Primele două ar putea fi calculate folosind formule personalizate.

actualizarea stării include, de asemenea, varianța dintre previziune și costul total planificat (varianța la finalizare VAC = BAC – EAC). Această variație trebuie, de asemenea, calculată în procente, dacă trebuie comparată cu alte proiecte (VAC% = /BAC).

lectură sugerată: Rapoarte PMO pentru managementul proiectelor și portofoliului

comparabilitatea proiectelor

indicii și valorile procentuale menționate până acum pot fi împărțite în etape și reprezentate prin indicatoare de semafor roșu / galben / verde. Acest lucru permite utilizatorilor să identifice rapid într-o prezentare generală a proiectului care indicatori cheie de performanță nu sunt OK.

indicatoarele de semafor și împărțirea în etape facilitează păstrarea indicatorilor cheie de performanță în vedere.

de regulă, acțiunile sunt legate de diferitele culori care sunt menite să fie luate în cazul în care culoarea se schimbă:

• în cazul unor valori nefavorabile, acțiunea legată este, de obicei, de a informa sau de a escalada comitetul director.
• valorile prea bune ar putea determina revizuirea planului sau mai degrabă dezvăluirea sau eliminarea tampoanelor programate.

se poate întâmpla ca un IPC > 1 să coincidă cu un SPI < 1 sau invers. Semnificația poate fi, de asemenea, ilustrată grafic. Diametrul proiectelor individuale poate reprezenta costurile planificate în acest caz. Acest lucru permite, de asemenea, evaluarea gradului absolut de variație.

cum funcționează analiza valorii câștigate cu Microsoft Project

pentru început, ar trebui să știți: Microsoft Project calculează valoarea câștigată pentru toate:

• costurile planificate (costul de bază în proiectul SM),
• începutul lor înainte de data statutului,
• o etapă de finalizare care este mai mare decât zero.

pentru a recapitula: acest lucru va funcționa numai dacă salvați o linie de bază odată ce planificarea a fost finalizată și înainte de prima actualizare.

Iată cum o faceți:

sub Opțiuni / Opțiuni avansate / valoare câștigată pentru acest proiect, puteți selecta una dintre cele unsprezece linii de bază disponibile pentru calculul valorii câștigate.

în același loc, puteți selecta și câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru finalizarea în EVA:

• câmp % complet
• câmp fizic % complet

atenție: pentru o mai bună înțelegere vom numi câmpul % fizic complet în acest articol. Cu toate acestea, în Microsoft Project numele câmpului este de fapt fizic % complet.

actualizarea câmpului % Complete este de obicei legată de actualizarea lucrării de resurse, adică de câmpul % work Complete. Acest lucru nu permite neapărat o declarație cu privire la stadiul finalizării fizice a postului.

pentru a elimina acest link, puteți dezactiva proprietatea corespunzătoare, actualizând starea actualizărilor de stare a resurselor, sub Fișier / Opțiuni / programare pentru acest proiect.

eliminați legătura dintre munca resursei și câmpul % Complete pentru a obține o declarație privind stadiul finalizării fizice a lucrării.

dar aveți grijă: chiar și atunci, este posibil să nu obțineți rezultate adecvate, deoarece % Complete este indisolubil legată de durata curentă și cea rămasă. Ceea ce, din nou, s-ar putea să nu corespundă lucrărilor efective efectuate.

sfatul nostru: ca regulă generală, este mai clar să folosiți câmpul % fizic complet, deoarece este independent de toate celelalte valori. Acest lucru vă permite să introduceți etapa reală de finalizare fără a afecta actualizarea duratei, a muncii sau a costului.

actualizarea proiectului

în primul rând, este recomandabil să setați data de stare în informațiile despre proiect și, eventual, să o afișați și ca linie verticală în diagrama Gantt prin Format / Gridlines.

actualizarea corectă a tuturor sarcinilor este a doua condiție prealabilă pentru un calcul corect al analizei valorii câștigate. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să introduceți orele și costurile curente, precum și munca și durata rămase din care se calculează % work Complete sau % Complete.

Lupta pentru a distinge versiunile MS Project și diferențele lor? Citește articolul.

ca urmare, liniile de progres ale tuturor sarcinilor care rulează trebuie să ajungă până la data de stare. Inexactitatea în calcularea valorii câștigate folosind % Complete se datorează circumstanței că utilizarea timpului nu corespunde neapărat finalizării fizice a postului.

dacă setați metoda de calcul a valorii câștigate la % physical Complete, acest câmp trebuie editat pentru fiecare activitate începută sau finalizată.

pentru a face acest lucru, ar trebui să definiți o regulă specificând exact cum trebuie introduse aceste valori.

• intrările procentuale cu o singură cifră, de obicei, nu trebuie să fie introduse cu exactitate și sunt susceptibile de a fi examinate.
• în acest caz, inexactitatea depinde în plus de numărul de sarcini care rulează.
• sarcinile care nu au fost începute sau au fost finalizate trebuie introduse pur și simplu ca 0% sau 100%.

citiți celălalt sfat MS Project care vă spune cum să utilizați angajamentele de resurse în Project 2016!

calcul în Microsoft Project

calculul valorii câștigate este practic același pentru ambele metode.

costurile planificate sau costul de referință (baza de teren. Costul) sunt acumulate în funcție de % complet sau % fizic complet alături de durata planificată zi de zi.

exemplu: dacă o activitate are un cost de referință de 800 EUR pe zi pe parcursul a 4 zile și o finalizare de 50%, costul de referință va fi adăugat până la 50% din durata planificată. În acest caz, se adaugă până la 2 zile cu 800 EUR fiecare, adică 1600 EUR.

prognoza în Microsoft Project se calculează în funcție de al treilea caz menționat mai sus:
EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI

pentru a urmări calculul de pe ecran, selectați o diagramă Gantt în vizualizarea de sus și vizualizare / utilizare activitate pentru vizualizarea de jos și Afișați coloanele așa cum se arată în figura de mai jos.

rămâneți cu exemplul nostru: aveți patru sarcini cu o durată de 4 zile fiecare a căror bază începe marți și costă 800 EUR pe zi – deoarece utilizați o resursă fiecare cu o rată orară de 100 EUR timp de 8 ore pe zi. Prin urmare, costurile totale planificate pentru fiecare sarcină sunt de 3.200 EUR.

data de stare este setată la Miercuri seara și sarcinile au fost actualizate în moduri diferite pentru a putea explica logica calculului folosind o situație reală.

calcul folosind % Complete

toate sarcinile au fost setate la metoda valorii câștigate % Complete.

sarcina a („Vorgang a”) este implementată conform planului și atinge un grad de finalizare de 50% până la data de stare setată.

• aceasta înseamnă că valoarea câștigată este de 1.600 EUR la 50% din durata planificată și reală.
• IPC și SPI sunt ambele 1, deoarece costurile reale se potrivesc cu costul de bază (Bază. Cost).
• Prognoza se potrivește atât cu planul de referință, cât și cu cel actual, la 3.200 EUR.

sarcina B („Vorgang B”) începe cu o zi întârziere și cu doar 4 ore – mai degrabă decât cele 8 ore planificate. Cu toate acestea, finalizarea 50% este raportată pentru această sarcină. Acest lucru face ca linia de progres să iasă dincolo de data stării și reportarea să fie ignorată în calcul.

• se acumulează doar 25% din durata planificată, rezultând o singură zi la 800 EUR.
• IPC este egal cu 2, deoarece acest lucru a fost realizat cu un cost de numai 400 EUR.
• SPI este calculat ca 0.5, deoarece doar jumătate din performanța planificată de 1.600 EUR a fost livrată.
• previziunea este de 1 600 EUR, în conformitate cu formula de mai sus. În consecință, munca reală rămasă va fi efectuată la jumătate de preț, adică. 400+(3,200-800)/2= 1.600 de euro.
• costurile planificării actuale sunt acum de 2.800 EUR rezultate din cele 4 ore efectuate și cele 8 ore din restul de 3 zile, care nu au fost reprogramate.

sarcina C („Vorgang C”) arată sarcina B actualizată corect. Dacă s-a realizat o finalizare de 50% în 4 ore într-o singură zi, durata trebuie redusă de la 4 la 2 zile. De aceea, linia de progres ajunge doar exact până la data de stare.

• rezultă o valoare câștigată de 1 600 EUR.
• IPC ajunge la o valoare de 4, deoarece în 4 din 16 ore s-a acumulat doar un sfert din costuri.
• SPI se ridică la 1, deoarece numai lucrările planificate reprezentând 1 600 EUR au fost efectuate până la data statutului.
• prognoza este de 800 EUR, deoarece a doua zi ar putea fi realizată și cu performanța primei zile.
• costurile planificării actuale sunt acum de 1.200 EUR rezultate din cele 4 ore efectuate în prima zi și restul de 8 ore din a doua zi, care nu au fost reprogramate.

sarcina D („Vorgang D”) începe cu o zi mai devreme decât era planificat, dar cu 8 ore pe zi se realizează doar 50% finalizare.

• rezultă o valoare câștigată de 1 600 EUR.
• IPC ajunge doar la 0,67 datorită celui de-al treilea efort suplimentar.
• SPI este de 1 din cauza sumei estimate de 1 600 EUR.
• previziunea este de 4 800 EUR, deoarece este de așteptat o treime din efortul suplimentar.
• costul actual de referință se ridică, de asemenea, la 4 800 EUR, deoarece durata a fost deja extinsă la 6 zile cu câte 8 ore fiecare.

în sarcina sumară („Sammelvorgang”), valoarea planificată și valoarea câștigată sunt calculate din suma subactivităților, în timp ce % Complete se calculează din poziția reală a începutului curent și a duratei curente. Valorile pentru IPC, SPI și EAC sunt calculate din nou în sarcina rezumat, astfel încât EAC nu este suma subtaskurilor aici.

dacă doriți să calculați acest lucru singur, aveți grijă să nu utilizați valoarea afișată a IPC, deoarece diferențele mari de rotunjire pot rezulta doar cu două zecimale. Calculați cu valorile BCWP/ACWP în schimb. În acest caz, ar fi 4,800+(12,800-5,600)/(5,600/4,800)=10,971.4.

suma planificării actuale se ridică la 12 000 EUR, comparativ cu suma de 10 972 EUR din total în sarcina sumară și suma de 10 400 EUR, care este suma EACs a tuturor sarcinilor. Prin urmare, ar putea avea sens să revizuim planificarea efortului pentru sarcinile care până acum au mers bine în jos, astfel încât întârzierea unei zile să poată fi remediată – posibil printr-o realocare a resurselor.

calcul folosind % physical Complete

folosind aceleași date după trecerea la % Physical Complete și introducerea „50% Physical Complete” pentru toate sarcinile, veți obține aproape același rezultat ca și cu metoda anterioară.

sarcina B („Vorgang B”) are acum rezultate diferite pentru valoarea câștigată, indici și prognoză, deoarece reportarea a 50% după data de stare nu este trunchiată. În acest caz, indiferent de poziție, 50% reprezintă jumătate din performanța planificată, adică 1.600 EUR. Acesta este modul în care SPI ajunge la 1 și IPC la 4 ca în sarcina C – indiferent de planificarea ulterioară pentru restul acestor sarcini.

în sarcina sumară („Sammelvorgang”), puteți găsi acum o prognoză corespunzătoare sumei subtaskurilor.

valoarea câștigată în sine poate fi interpretată numai dacă cunoașteți bugetul proiectului. Mai mult, nu poate fi comparat în mai multe proiecte. Prin urmare, este mai logic să transmiteți indicii și varianța procentuală a prognozei ca informații despre starea proiectului către alții.

aceste valori sunt ușor de clasificat și independente de termenele și bugetele proiectelor.

indiferent cât durează proiectul – un IPC de 0,5 vă va face numele la fel de proeminent în companie ca un IPC de 1,5.

concluzie – analiza valorii câștigate cu Microsoft Project

în acest articol, ați aflat că analiza valorii câștigate cu Microsoft Project este un instrument puternic pentru urmărirea progresului proiectului dvs. Ați învățat despre concept și cum să îl utilizați.

pentru a calcula valoarea câștigată în Microsoft Project, o opțiune este să utilizați câmpul % Complete. Cu această abordare, veți putea determina dacă timpul petrecut într-un proiect până la data de stare corespunde timpului programat.

a doua opțiune este utilizarea câmpului fizic % complet pentru EVA cu Microsoft Project. Aceasta este metoda pe care o recomandăm, deoarece analizează dacă în timpul petrecut pe un proiect ați ajuns efectiv la stadiul planificat de finalizare fizică a lucrării (de exemplu, etapa planificată a proiectului).

sfat: Abilitatea de a înțelege valoarea câștigată și, de asemenea, indicii nu este foarte comună. Asigurați-vă că verificați întotdeauna dacă destinatarul datelor poate deduce informațiile relevante din acestea. Este întotdeauna mai bine să transmiteți ilustrațiile prezentate mai sus decât simple figuri.

în poziția dvs. de manager de Proiect, vă recomandăm să utilizați analiza valorii câștigate pentru a verifica plauzibilitatea propriei planificări – aceasta va reduce la minimum riscul de planificare.

utilizați analiza valorii câștigate cu Microsoft Project? Care a fost experiența dvs. cu această abordare? Vă rugăm să lăsați un comentariu de mai jos.

despre autor: Johann Strasser, inginer certificat, este partener de conducere la TPG the Project Group din 2001. După mulți ani ca inginer de dezvoltare în sectorul auto și energetic, Johann Strasser a petrecut un deceniu ca trainer independent și consultant în domeniul managementului de proiect. În timpul mandatului său, a ocupat și funcția de manager de proiect pentru proiecte software din industria construcțiilor și a oferit suport pentru programarea și gestionarea costurilor pentru proiecte de construcții la scară largă. La TPG, își aplică expertiza în dezvoltarea de produse și servicii de consultanță pentru clienți internaționali. Accentul său special este pus pe PMO, portofolii de proiecte, management de proiect hibrid și managementul resurselor. De mulți ani, el și-a împărtășit cunoștințele prin prezentări, seminarii, articole și seminarii web.

puteți citi mai multe despre Johann Strasser pe LinkedIn și XING.