angajarea primului dvs. angajat este o piatră de hotar uriașă pentru dvs. și afacerea dvs. Cu toate acestea, a deveni angajator vine cu multe responsabilități suplimentare. Dacă sunteți gata să deveniți angajator, trebuie să știți ce pași să urmați.

8 pași pentru a deveni angajator

utilizați acești opt pași pentru a învăța cum să deveniți angajator.

aflați cerințele de stat și locale

fiecare stat și localitate are reguli diferite pentru întreprinderile mici. În funcție de locația și tipul de afacere, cerințele pot varia.

cerințe de Stat

noile cerințe ale angajatorului diferă de la stat la stat. Majoritatea întreprinderilor trebuie să se înregistreze la statul lor pentru noi conturi de angajator. De asemenea, este posibil ca afacerea dvs. mică să fie nevoită să se înregistreze pentru anumite licențe, permise și alte înregistrări. În majoritatea cazurilor, puteți solicita aceste informații online.

angajatorii trebuie să se înregistreze pentru asigurarea impozitului pe șomaj de stat, cunoscută și sub numele de taxa SUTA (Legea privind impozitul pe șomaj de stat). După ce vă înscrieți, afacerea dvs. primește o rată de impozitare SUTA. Rata dvs. este un procent de șomaj de stat bazat pe industria și experiența dvs. (de exemplu, 2,7%).

unele state pot solicita, de asemenea, asigurarea de invaliditate de stat. De exemplu, New York cere majoritatea angajatorilor să aibă asigurare de invaliditate pentru angajații lor.

vezi ghidul nostru de salarizare de stat pentru a vedea cerințele pentru starea dumneavoastră. Contactați statul dvs. pentru noi cerințe suplimentare ale angajatorului.

cerințe locale

orașul sau localitatea dvs. pot necesita tipuri suplimentare de înregistrare a locurilor de muncă. Și, s-ar putea să trebuiască să rețineți impozitele locale din salariile angajaților dvs.

unele state cu impozit pe venit local includ Alabama, Colorado, Delaware și Indiana. Alte state, cum ar fi Ohio și Pennsylvania, au tipuri specifice de impozite locale, cum ar fi impozitul pe districtul școlar.

deseori, angajatorii sunt responsabili pentru reținerea și depunerea impozitelor locale pe venit pentru angajații lor.

contactați biroul administrației locale pentru mai multe informații despre dacă trebuie sau nu să vă înregistrați.

solicitați un număr de identificare a angajatorului

după ce decideți să deveniți angajator, trebuie să solicitați un număr de identificare a angajatorului (ein). Un EIN este un număr unic de nouă cifre IRS atribuie afacerea ta. Trebuie să solicitați un EIN dacă intenționați să angajați angajați.

EINs sunt formatate astfel: 12-3456789.

nu se percepe nicio taxă pentru solicitarea unui EIN. Puteți aplica online pentru EIN. Sau, puteți trimite prin poștă sau fax formularul SS-4, cerere pentru numărul de identificare al angajatorului, la IRS.

cel mai rapid mod de a aplica pentru un EIN este online. Nu trebuie să completați niciun formular. Și, puteți imprima o confirmare instantanee pentru înregistrările dumneavoastră.

dacă alegeți să aplicați cu o aplicație pe hârtie, completați formularul SS-4 și trimiteți-l prin poștă sau fax la IRS. Rețineți că trimiterea prin poștă sau trimiterea prin fax a aplicației dvs. necesită mai mult timp pentru a primi EIN.

obțineți asigurarea de compensare a lucrătorilor

indiferent de tipul dvs. de afacere, angajații au șansa de a obține o boală sau un prejudiciu legat de locul de muncă. Pentru a acoperi evenimente imprevizibile (de exemplu, căderea pe o podea umedă), trebuie să aveți o asigurare de compensare a lucrătorilor.

deci, ce este asigurarea de compensare a lucrătorilor? Compensația lucrătorilor, cunoscută și sub numele de comp lucrătorilor sau comp workmans, este o asigurare care oferă înlocuirea salariilor și beneficii medicale angajaților care se îmbolnăvesc sau se rănesc în timp ce lucrează. Și, compensația lucrătorilor acoperă angajații indiferent de cine provoacă incidentul (de exemplu, Dvs., un coleg de muncă, angajatul etc.).

compensația lucrătorilor poate acoperi următoarele aspecte pentru angajați:

• dureri cronice de spate
• tunel carpian
• pierderea auzului
• boli pulmonare
• leziuni cauzate de stresul profesional

angajații dumneavoastră pot fi eligibili pentru prestații comp lucrătorilor, cum ar fi plata pentru diagnostic, tratament și reabilitare.

costul comp lucrătorilor variază în funcție de afacerea dvs., sumele de salarizare, tipul de muncă, și creanțele comp lucrătorilor anterioare.

cerințe de Stat

fiecare stat are propriile programe de compensare a lucrătorilor și legi de urmat.

majoritatea statelor solicită să obțineți asigurarea de compensare a lucrătorilor. Cu toate acestea, unele state permit angajatorilor să aleagă acoperirea până când au un anumit număr de angajați.

multe state oferă angajatorilor libertatea de a alege acoperirea compensației lucrătorilor lor. Cu toate acestea, angajatorii din Dakota de Nord, Ohio, Washington și Wyoming trebuie să achiziționeze acoperirea comp a lucrătorilor prin propriul fond de stat.

consultați statul dvs. pentru mai multe informații despre cerințele de compensare a lucrătorilor.

determinați cum să gestionați salarizarea

înainte de a începe angajarea și plata angajaților, stabiliți cum intenționați să gestionați salarizarea. Luați în considerare aspecte precum costul și cât timp este nevoie pentru a rula salarizarea.

unele modalități de gestionare a salarizării includ:

• rularea salarizare de mână
• externalizarea salarizare (de exemplu, contabil sau contabil)
• folosind un software de salarizare sau furnizor

rularea salarizare de mână este cel mai rentabil mod de a gestiona salarizare. Cu toate acestea, poate fi și cea mai consumatoare de timp și poate duce la greșeli costisitoare. Când executați salarizarea de mână, trebuie să calculați impozitele de reținut pentru fiecare angajat. Și, trebuie să depună și să depună impozitele pe salarii la agențiile corecte.

folosind un contabil sau contabil să se ocupe de salarizare necesită să renunțe la controlul de salarizare dumneavoastră. Și, externalizarea salarizării dvs. poate fi costisitoare pentru afacerea dvs. mică. Deși este mai costisitor decât alte opțiuni, externalizarea salarizării vă poate economisi mult timp. Și, puteți avea pace a mintii știind că depozitele de salarizare sunt corecte.

software-ul de salarizare poate fi un mediu fericit între rularea salarizării de mână și externalizarea acesteia. Software-ul este o opțiune mai puțin costisitoare decât externalizarea salarizării. Și, software-ul de salarizare este corectă și economisește timp. Majoritatea sistemelor software de salarizare vă permit să rulați salarizarea în câteva minute. Când vă uitați la software-ul de salarizare, comparați opțiunile. Uitați-vă la prețurile, caracteristicile, ușurința de utilizare, securitatea și recenziile furnizorilor.

angajați angajați

acum că ați pus bazele, este timpul să începeți angajarea unor angajați.

mulți angajatori noi folosesc metode tradiționale de angajare (de exemplu, angajarea directă). Când angajați primul angajat, determinați ce caracteristici și cerințe căutați la un angajat.

creați o descriere clară și atrăgătoare a postului. Indicați cerințele de poziție și calificările pentru a le include în descrierea dvs. Unele calificări pe care le puteți enumera includ experiență (de exemplu, doi ani într-o poziție legată de IT) și educație (de ex., Diplomă de licență în Marketing).

dacă este posibil, includeți lucruri precum prestații (de exemplu, contribuții la pensie) pentru a încuraja candidații să aplice.

postați descrierea postului dvs. pe platforme precum site-ul dvs. de afaceri, panourile de locuri de muncă online și paginile de socializare. Examinați cererile pe care candidații le depun. Eliminați solicitanții necalificați și contactați candidații care par a fi potriviți.

interviu candidații calificați. Procesul de interviu ar putea consta din mai multe runde de interviuri până când veți găsi candidatul ideal.

când sunteți gata să angajați, extindeți o ofertă de muncă candidatului. Dacă candidatul acceptă oferta dvs., începeți procesul de îmbarcare și Noile documente de închiriere (despre care vorbim mai mult în pasul următor).

pe măsură ce afacerea dvs. crește, puteți forma un comitet de angajare pentru a angaja angajați suplimentari.

completați documente noi de închiriere

înainte ca noii angajați să poată începe să lucreze la afacerea dvs., dvs. și angajatul dvs. trebuie să completați documente noi de închiriere.

ca angajator, trebuie să raportați noi angajări. Legea federală prevede că trebuie să raportați noi angajări în termen de 20 de zile de la angajarea lor. Cu toate acestea, legile statului pentru noii angajați pot fi diferite. Verificați cu statul dvs. pentru a afla noi cadre de timp și legi de închiriere.

angajații trebuie să completeze formularul W-4, certificatul de reținere a angajatului, pentru reținerea impozitului federal. Formularul W-4 determină cât de mult rețineți din salariile angajaților pentru impozitele federale pe venit. Unele informații pe care un angajat trebuie să le enumere în Formularul W-4 includ numele, adresa, numărul de securitate socială și starea civilă.

multe state au, de asemenea, impozitul pe venit de stat. Dacă angajatul dvs. lucrează într-un stat cu impozit pe venit, trebuie să completeze și un formular de Stat W-4.

pentru a se asigura că angajații sunt eligibili să lucreze în Statele Unite, aceștia trebuie să completeze Formularul I-9, verificarea eligibilității ocupării forței de muncă. Când colectați un formular I-9, angajatul trebuie să furnizeze, de asemenea, documente care să dovedească identitatea și eligibilitatea acestuia (de exemplu, permisul de conducere, pașaportul, cardul de securitate socială etc.).

de asemenea, poate fi necesar să colectați documente suplimentare de la angajați, cum ar fi un manual semnat pentru angajați, informații despre beneficii și formulare de contact de urgență.

plătiți impozite pe salarii

una dintre cele mai mari responsabilități ale angajatorului pe care le aveți este plata impozitelor pe salarii. Dacă nu plătiți impozitele pe salarii la timp, este posibil să primiți penalități precum amenzi sau închisoare.

impozitele pe salarii includ veniturile federale, Asigurările Sociale și Medicare și impozitele federale pentru șomaj. După cum am menționat, unii angajatori ar putea fi nevoiți să plătească taxe de stat și locale.

impozitul Federal pe venit

cât de frecvent plătiți impozitul federal pe venit variază de la o afacere la alta. Trebuie să rețineți impozitul federal pe venit din salariile angajaților. Și, trebuie să-l plătească lunar sau semisăptămânal în numele angajatului.

programul dvs. pentru plata impozitului pe venit federal se bazează pe o perioadă de retrospectivă a formularului 941. Formularul 941 raportează veniturile federale, Asigurările Sociale și obligațiile fiscale Medicare.

întreprinderile noi au automat o frecvență lunară de depunere. Rețineți că programul dvs. de depunere se poate schimba în fiecare an.

pentru deponenții lunari, plata impozitului federal pe venit se datorează la data de 15 a fiecărei luni următoare. De exemplu, impozitul federal pe venit reținut pentru noiembrie se datorează până la 15 decembrie.

depozitele federale de impozit pe venit trebuie făcute printr-un transfer electronic de fonduri (de exemplu, EFTPS).

taxele de securitate socială și Medicare

impozitele de securitate socială și Medicare alcătuiesc impozitul FICA. Atât dvs., cât și angajații dvs. contribuiți cu taxe de securitate socială și Medicare.

rata reținerii impozitului pe asigurările sociale este de 6,2%. Trebuie să rețineți 6,2% din salariile fiecărui angajat pentru securitatea socială. Și, plătiți contribuția angajatorului de potrivire de 6,2%.

taxa Medicare este de 1,45% atât pentru dvs., cât și pentru angajații dvs. Reține 1.45% din salariile angajaților și contribuie cu o porțiune de angajator potrivită de 1,45%.

taxa de depozit FICA, împreună cu impozitul pe venit federal. Utilizați aceleași frecvențe de depozit ca impozitul federal pe venit (de exemplu, lunar sau semisăptămânal). Asigurați-vă că depuneți atât porțiunile angajatului, cât și cele ale angajatorului din FICA.

taxa federală pentru șomaj

majoritatea angajatorilor trebuie să plătească și taxa federală pentru șomaj, cunoscută și sub numele de taxa FUTA.

trebuie să plătiți taxa FUTA dacă una dintre următoarele este adevărată:

• ați plătit 1.500 $sau mai mult în salarii în timpul oricărui trimestru calendaristic
• ai avut cel puțin un angajat pentru cel puțin o parte a zilei în orice 20 sau mai multe săptămâni diferite

federal payroll depozit reguli de stat trebuie să facă depozite trimestriale. Cu toate acestea, faceți un depozit FUTA numai dacă datoria dvs. federală privind impozitul pe șomaj este mai mare de 500 USD pe parcursul unui sfert.

la fel ca impozitele federale pe venit și fica, trebuie să depuneți taxa FUTA prin transfer electronic de fonduri.

aici este programul pentru futa depozit fiscale scadente:

• 30 aprilie pentru trimestrul 1 (ianuarie – martie)
• 31 iulie pentru trimestrul 2 (aprilie – iunie)
• 31 octombrie pentru trimestrul 3 (iulie – septembrie)
• 31 ianuarie pentru trimestrul 4 (octombrie-decembrie)

impozite de stat și locale

din nou, în funcție de statul dvs., poate fi necesar să rețineți impozitele pe venit de stat și locale și impozitul pe șomaj de stat.

consultați departamentele de impozitare de stat și locale pentru informații de plată despre impozitele de stat și locale pe salarii.

fișier rapoarte de salarizare

pe lângă plata impozitelor pe salarii, trebuie să depuneți și rapoarte de salarizare. Rapoartele de salarizare sunt formulare care notifică guvernul obligațiilor fiscale de salarizare.

rapoartele de salarizare pe care trebuie să le depuneți depind de afacerea dvs. Raportați atât impozitele pe care le rețineți din salariile angajaților, cât și impozitele pe care le contribuiți. Trebuie să trimiteți rapoarte de salarizare atât pentru impozitele federale, cât și pentru cele de stat.

cât de des vă fișier formulare de salarizare depinde de tipul de formular. Unele formulare ar putea fi scadente trimestrial, în timp ce altele sunt scadente anual.

rapoarte trimestriale de salarizare

formularul 941, declarația fiscală federală trimestrială a angajatorului, raportează impozitele federale pe venit, Securitate Socială și Medicare împreună cu salariile angajaților.

formular de fișier 941 în fiecare trimestru dacă aveți angajați, chiar dacă nu aveți impozite sau salarii de raportat. Nu depuneți formularul 941 dacă sunteți angajator sezonier sau angajați gospodărie (de exemplu, Impozit pe bonă) sau angajați ai Fermei (de exemplu, formularul 943).

datele scadente pentru formularul 941 includ:

• 30 aprilie pentru trimestrul 1
• 31 iulie pentru trimestrul 2
• 31 octombrie pentru trimestrul 3
• 31 ianuarie pentru trimestrul 4

state payroll reports

de asemenea, poate fi necesar să depuneți rapoarte trimestriale pentru veniturile statului și impozitele de șomaj de stat (SUTA).

datele scadente pot varia foarte mult de la stat la stat. Deși majoritatea statelor necesită să depuneți trimestrial, trebuie să contactați statul dvs. pentru cerințe specifice de raportare a salariilor.

rapoarte anuale de salarizare

rapoartele anuale de salarizare sunt scadente o dată pe an până la 31 ianuarie. Unele rapoarte anuale comune de salarizare includ formularele 944, 940 și W-2 și W-3.

formularul 944

unii angajatori ar putea să depună Formularul 944, declarația fiscală anuală a angajatorului, în loc de formularul 941.

la fel ca formularul 941, puteți utiliza formularul 944 pentru a raporta anual veniturile federale, Asigurările Sociale și taxele Medicare.

IRS vă spune dacă aveți voie să utilizați formularul 944. De obicei, vă calificați dacă responsabilitatea anuală a afacerii dvs. pentru impozitele pe venit sociale, Medicare și federale sunt de 1.000 USD sau mai puțin.

formularul 940

utilizați formularul 940, declarația fiscală anuală a șomajului Federal (futa) a angajatorului, pentru a raporta impozitul federal pe șomaj (futa).

formular de fișier 940 anual pentru a raporta datoria federală privind impozitul pe șomaj. Amintiți-vă, numai angajatorii plătesc taxe FUTA.

formularul W-2 și Formularul W-3

formularul W-2, Declarația privind salariile și impozitele, este un formular de impozit anual pe care trebuie să îl oferiți fiecărui angajat până la 31 ianuarie. Formularul W – 2 rezumă salariile și impozitele unui angajat pentru anul respectiv. Angajații folosesc formularul W – 2 pentru a depune declarația fiscală individuală. De asemenea, trebuie să depuneți o copie a formularului W-2 la IRS.

formularul W-3, Declarația de transmitere a salariilor și impozitelor, este formularul de transmitere pentru Formularul W-2. Formularul W – 3 este un rezumat al informațiilor din formularele W-2 ale angajaților dvs. Nu trimiteți formularul W-3 angajaților dvs. Trimiteți o copie a formularului W-3 către IRS în fiecare an până la 31 ianuarie.

căutați o modalitate ușoară de a procesa salarizarea după ce ați devenit angajator? Patriot Software vă permite să rulați salarii exacte în trei pași simpli. Și sprijinul nostru expert este doar un apel telefonic, chat sau e-mail departe. Începeți cu demo-ul dvs. auto-ghidat astăzi!

acest articol a fost actualizat de la data publicării sale originale din 5 iulie 2013.

acest lucru nu este conceput ca consultanță juridică; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.