cu sute sau chiar mii de pacienți pe lista dvs., cabinetele stomatologice pot deveni rapid copleșite de înregistrări, rapoarte, fotografii și modele de studiu. DarÎnainte de a decide să aibă o masă clar-out, besure nu sunt a scăpa de nimic vital.

ca punct de plecare, este o bună practică să existe o politică scrisă cuprinzătoare în ceea ce privește ținerea evidenței. Aceasta ar trebui să se refere atât la cerințele legale specifice, cât și la dimensiunile procedurale relevante stabilite în acordurile privind termenii și condițiile NHS.

reglementările NHS aplicabile impun medicilor stomatologi generali din Anglia, țara Galilor și Scoția să păstreze înregistrările privind tratamentul pacienților, radiografiile asociate, fotografiile și modelele de studiu pentru o perioadă de doi ani(șase ani în Irlanda de Nord) după încheierea cursului de tratament și îngrijire în cadrul unui acord de îngrijire/capitație continuă sau tratamentul la referință, inclusiv tratamentele ocazionale efectuate.

dar din punct de vedere dento-legal, divizia de servicii de practicieni din Scoția și Departamentul de sănătate și Asistență Socială recomandă dentiștilor să păstreze înregistrări pentru perioade mult mai lungi, până la maximum 30 de ani.

autoapărare

acest lucru este important atunci când vine vorba de gestionarea plângerilor, a reclamațiilor de neglijență și a potențialelor investigații de reglementare de către Consiliul General Dental (GDC). Procedurile de reclamații ale NHS ingeneral permit unui pacient sau reprezentanților acestora să depună o plângere până la un an de laincidentul de care se plâng sau de la momentul în care au luat cunoștință de aceasta.

cererile de neglijență clinică permit notificarea unei acțiuni pentru o perioadă de trei ani după incidentul relevant sau de la data cunoașterii cererii potențiale; și în cazul copiilor până la împlinirea vârstei de 21 de ani (sau până la trei ani de la data cunoașterii).Deși nu există o normă specifică privind termenele, în practică, GDC este mai probabil să analizeze capacitatea de a exersa problemele care decurg din tratamentulîn ultimii cinci ani.

disponibilitatea unor evidențe clare și cuprinzătoare ale tratamentelor poate fi de neprețuit atunci când se referă la o cerere/acțiune, precum și la pregătirea unei apărări solide a legiuirilor făcute. Înregistrările dentare Concise și cuprinzătoare pot și pot face o cerere stopa în piesele sale. Calitatea slabă sau înregistrările inexistente înseamnă că un practicant este lăsat să se bazeze exclusiv pe memoria evenimentelor și pe practica lor obișnuită, dar instanța tinde să presupună că amintirea unui pacient este mai probabil să fie exactă atunci când decide orice conflict de dovezi faptice.

alte legi

în anumite circumstanțe, Legea privind Protecția Consumatorilor din 1987 se poate aplica și dentiștilor ca furnizori și utilizatori de produse. Astfel de înregistrări trebuie păstrate timp de cel puțin 10 ani de la ultima prezență a pacientului,indiferent dacă practica dvs. utilizează înregistrări manuale sau electronice.

cu privire la acest subiect, în cazul în care o practică a conservat toate înregistrările dentare scrise de mână, acestea ar trebui să fie susținute în conformitate cu protocoalele de furnizare a sistemului. În acest moment, ele devinînregistrarea permanentă și toate înregistrările originale scrise de mână pot fi eliminate în siguranță. Acest lucru satisface, de asemenea, Data ProtectionAct 2018 (DPA), care interzice prelucrarea informațiilor personale „excesive”. Un pas important în digitalizarea înregistrărilor este să vă asigurați că sistemul dvs. permite tipărirea înregistrărilor dacă este necesar în scopuri legale sau de reglementare sau pentru cererile de acces la subiect.

MDDUS recomandă:

1. înregistrările de tratament, radiografiile, modelele de studiu și toate celelalte corespondențe sunt păstrate timp de cel puțin 10 ani de la ultima prezență a pacientului la cabinet.
2. pentru copii, păstrarea înregistrărilor ca mai sus până când pacientul are cel puțin 25 de ani.
3. modele ortodontice – păstrarea modelelor originale pre – și postoperatorii ca mai sus, dar eliminarea modelelor intermediare după o perioadă de cinci ani.

principiile actuale de protecție a datelor nu recomandă păstrarea sau prelucrarea informațiilor personale mai mult decât este necesar, dar în circumstanțele pe care le-am examinat în acest articol, stimulentele relevante de reglementare sau legale pentru păstrarea înregistrărilor vor depăși considerațiile privind protecția datelor.

eliminare în siguranță

trebuie să vă asigurați că metoda aleasă de distrugere a înregistrărilor pacienților este eficientă și protejează pe deplin confidențialitatea. Metodele recomandate sunt mărunțirea, pulpa sau incinerarea.Dacă ați contractat acest serviciu unei terțe părți, trebuie mai întâi să solicitați asigurări scrisecă respectă DPA.

de asemenea, dispozitivele de stocare a datelor computerizatetrebuie fie suprascrise, fie distruse. Furnizorul dvs. de software vă poate ajuta.

când se iau în considerare sacrificarea înregistrărilor mai vechi pe suport de hârtie, de exemplu pentru pacienții care nu au avut contact cu dvs. timp de cel puțin 10 ani, este o practică bună să utilizați un jurnal manual sau o foaie de calcul electronică pentru a nota data,numele pacientului, data nașterii, ultima dată de participare, motivul distrugerii,distrugerea autorizată și metoda de distrugere. Acest lucru vă va permite să oferiți un răspuns complet oricui trimite o cerere de acces după perioada de păstrare de 10 ani.

Alan Frame este consilier de risc la MDDUS