ca un manager de birou, trebuie să fie pe partea de sus atât munca ta și de ieșire de restul biroului. Chiar și pentru cei mai experimentați manageri de birou, aceasta poate fi o comandă înaltă, mai ales în acele zile stresante, când par să stingi incendii la stânga și la dreapta. Dar, cu câteva tehnici simple, veți găsi acele zile vor deveni mai puțin și mai puțin frecvente, oferindu-vă șansa de a respira între sarcini. Utilizați aceste șapte sfaturi de gestionare a Biroului pentru a rămâne la curent cu tot ceea ce trebuie să faceți:

organizați spațiul de lucru

înainte de a organiza orice altceva în birou, mai întâi trebuie să vă organizați propriul spațiu. Este simplu, dar este puternic, mai ales după ce v-ați încurcat toate stilourile și agrafele și hârtiile retrogradate într-o grămadă sau două îngrijite. Veți observa că puteți găsi totul, fie că este o foaie de calcul sau un capsator, mult mai ușor, ceea ce va crește timpul pe care îl aveți pentru a face lucrurile importante. Acest lucru este valabil și pentru desktopul dvs.—asigurați-vă că fiecare dintre folderele, documentele și fotografiile dvs. au o casă clar definită pentru a evita orice confuzie pe linie.

abordează-ți căsuța de e-mail

curățarea e-mailului este un pic ca și cum ai mânca broccoli: dacă ești nou în el, probabil că îl vei detesta la început. Dar apoi într-o zi devine un pic mai plăcută, și înainte de mult timp veți găsi te pofta de ea. Acordați-vă un pic de timp în timpul zilei pentru a vă configura căsuța de e-mail pentru succes. Utilizați etichete pentru a sorta cu ușurință mesajele, pentru a vă dezabona de la orice e-mailuri în masă pe care le-ați putea primi și pentru a scăpa de e-mailurile vechi care acționează doar ca dezordine. Odată ce ați pus bazele, este ușor să vă păstrați căsuța de e-mail curată și, mai important, eficientă. Nu veți mai pierde niciodată un e-mail important.

regândiți mementourile

toată lumea dintr-un mediu de birou are nevoie de mementouri din când în când, dar la un moment dat, nu mai sunt de ajutor. Un sondaj realizat de Udemy a constatat că aproape 3 din 4 lucrători (70%) recunosc că se simt distrași în timp ce lucrează, 16% raportând că sunt aproape întotdeauna distrași.

dacă biroul dvs. este tencuit cu note lipicioase fluorescente, veți înceta să le vedeți și, în cele din urmă, veți pierde evidența a ceea ce trebuie să faceți. Dacă telefonul dvs. sună la fiecare cinci minute cu un nou memento, veți învăța să le reglați în timp. Cel mai bun mod de a obține în jurul valorii de acest lucru este de a utiliza aceste instrumente cu moderație. Utilizați note lipicioase doar pentru cele mai importante mementouri sau note zilnice, apoi scăpați de ele după ce și-au făcut treaba. Setați câteva mementouri pe telefon, dar retrogradați restul îndatoririlor pe termen lung în calendar. Cu moderatie, sunt mult mai greu de ignorat.

stabiliți o comunicare clară

piatra de temelie a organizației managerului de birou în orice mediu este comunicarea în toate formele sale. Asigurați-vă că colegii dvs. știu cum să vă contacteze, fie că este vorba de e-mailul dvs. recent curățat, de un chat privat pe Slack sau chiar de chat față în față la birou. Verificați-vă cu toată lumea individual sau la o întâlnire de echipă pentru a le informa cum să vă ajungă cel mai bine în timpul zilei. Deși nu veți putea ajuta întotdeauna cu tot ceea ce ar putea avea nevoie imediat, eficientizarea acestui proces va duce la o comunicare mai structurată și mai bună pe linie, ceea ce poate schimba complet tonul unui loc de muncă.

schițează-ți așteptările

oricât de mult ți-ai dori uneori, nu ai cum să faci totul la birou. Dar, stabilind responsabilități, obiective și termene clare, veți putea totuși să țineți evidența fiecărei sarcini, așa cum le faceți singuri. Creați un calendar principal de obiective și partajați-l cu întregul birou. Stabiliți întâlniri individuale pentru a vă asigura că toată lumea este pe drumul cel bun pentru a-și îndeplini așteptările. Delegând munca și asigurându-vă că toată lumea își face partea, sarcinile complicate vor deveni mai ușor de planificat și de îndeplinit.

standardizați-vă ziua de lucru

poate părea că nu există două zile la fel pentru managerii de birou, dar o mare parte a organizației de birou învață să vă facă zilele cât mai uniforme posibil. Alocați aceeași oră în fiecare zi pentru anumite sarcini, fie că este vorba de 15 minute pentru a ajunge la e-mailuri, o jumătate de oră pentru întâlnirea cu persoane fizice sau câteva ore pentru proiecte în curs. Mâncați masa de prânz și faceți pauze în jurul aceleiași ore în fiecare zi. Scopul este să-ți antrenezi creierul să se concentreze pe ceea ce trebuie la momentul potrivit, ceea ce îți va îmbunătăți gestionarea timpului și te va pregăti să cucerești munca din fața ta.

analizați office

acesta ar putea fi cel mai greu sfat de gestionare a office de stăpânit, dar beneficiile sale pot transforma complet modul în care funcționează locul de muncă. Uitați-vă cu atenție la fiecare aspect al mediului de birou, de la întâlniri la pauze de prânz până la moduri de comunicare. Acum întrebați-vă: ce poate fi îmbunătățit? Poate că există cinci Echipe pe un proiect atunci când ar putea exista într-adevăr patru, sau poate întâlnirile se întâmplă într-un moment incomod care întrerupe fluxul de lucru. Implementați schimbarea, indiferent cât de mică, și urmăriți cum producția biroului dvs. devine mai eficientă și mai organizată.

îmbunătățiți fluxul de lucru al biroului dvs. cu aceste 7 metode ușoare și eficiente:

1. Organizați spațiul de lucru

2. Abordați căsuța de e-mail

3. Regândiți memento-uri

4. Stabiliți o comunicare clară

5. Descrieți-vă așteptările

6. Standardizați-vă ziua de lucru

7. Analizeaza biroul